Attālinātais darbs ir palielinājis vajadzību izmantot e-risinājumus. Atcerieties, ar kādu sajūsmu ieviesāt savu grāmatvedības sistēmu! Ja tā ir pārtapusi nopūtā vai pārņem sajūta, ka daļa no ikdienas darbiem nav jūsu dzīves laika vērta, visticamāk, ir laiks vairāk darba digitalizēt vai pāriet uz citu grāmatvedības programmu. Aplūkosim, ko un kā iespējams digitalizēt un kādus ieguvumus tas sniedz.
Digitālā grāmatvedība – bez papīriem
Digitālā grāmatvedība ir grāmatvedība bez papīriem. Rēķini, izdevumu dokumenti, līgumi, akti, informācija par klientiem u.c. netiek glabāta papīra formā, bet gan digitālā veidā biznesa vadības jeb grāmatvedības programmā vai citā mākoņa krātuvē.
_________________________________________________________________________
 |
| Elvis Kvalbergs, “Excellent Latvia” valdes loceklis |
“Grāmatvedības uzskaite un uzņēmuma vadība e-vidē ir daudz ekfetīvāka un ērtāka nekā darbošanās ar papīriem. Izpaliek dokumentu drukāšana un nodošana no rokas rokā. Ietaupās laiks, jo dati nav manuāli jāpārraksta. Mazāk kļūdu, jo datus nav nepieciešams ievadīt vairākkārt. Informāciju var ātri atrast, jo tā pieejama vienā vidē. Arī darbs ar dokumentiem norit vienā sistēmā.”
_________________________________________________________________________
Elvis Kvalbergs uzsver, ka e-vidē arī datu drošība ir daudz augstāka, jo pieejas tiesības var iedot tiem cilvēkiem un tādā apjomā, kādā tas nepieciešams. Turklāt teksts uz čekiem ar laiku var izdzist – ar digitālo dokumentu šādu problēmu nav.
No rēķiniem uz e-rēķiniem
Der atcerēties, ka e-rēķins nav pdf dokuments, kas nosūtīts pa e-pastu, bet gan xml dokuments, kas tiek nosūtīts grāmatvedības sistēmā. To nav nepieciešams izdrukāt, nodot parakstīšanai, nogādāt grāmatvedim, kuram pēc tam visi dati atkal jāpārraksta programmā.
E-rēķina sūtītājam vien jāizveido rēķins savā grāmatvedības programmā. Ar operatora starpniecību tas nonāk cita uzņēmuma biznesa vadības programmā, un rēķina saņēmējs to var novirzīt uz banku, nospiežot vienu pogu. Piemēram, “Excellent” biznesa vadības sistēmā “Standard Books” visus dienas gaitā sastādītos rēķinus var nosūtīt ar vienu rokas kustību.
Vislielākā e-rēķinu priekšrocība ir tā, ka rēķina nosūtīšana un saņemšana neprasa papildu darbu, jo programmatūra to paveic cilvēka vietā. Uzlabojas arī naudas plūsma, jo rēķini nevar noklīst sūtīšanas procesā un ātrāk nonāk maksāšanas rindā. Turklāt ir iespēja reālajā laikā redzēt pārskatu par finanšu darbībām. “Excellent” blogā varat lasīt vairāk par to, kādēļ un kā sākt e-rēķinu izmantošanu.
Rēķinu un čeku digitalizācija
Rēķinus un čekus var diezgan viegli digitalizēt arī no papīra formāta. PDF dokumentu digitalizācijas pakalpojumu piedāvā vairāki e-rēķinu operatori. Piemēram, rēķins PDF formātā tiek nosūtīts uz jūsu e-pastu. Jūs to pārsūtāt uz operatora e-pasta adresi, un tas rēķinu digitalizē. Bet jūsu grāmatvedības sistēmā ienāk jau digitalizēts piegādātāja rēķins ar oriģinālo PDF dokumentu pielikumā.
Apstrādājot papīra čekus, jāveic divas darbības – čeka nofotografēšana un digitalizēšana. Arī šo pakalpojumu piedāvā vairāki uzņēmumi, kā arī ir izveidotas atbilstošas tālruņa lietotnes, lai viens vai vairāki čeki pārvērstos avansa norēķina dokumentā pāris minūtēs.
Klientu informācijas, līgumu un aktu digitalizācija
Digitāli uzglabāt var arī visus elektroniski parakstītos līgumus un aktus, kurus iespējams sasaistīt arī ar rēķiniem, piedāvājumiem vai citiem saistītajiem ierakstiem. Digitalizējot dokumentus, arī grāmatvedības arhīvs tiks glabāts elektroniski un nebūs jāsatraucas par tā uzglabāšanu.
Biznesa vadības sistēma var ietvert arī visu informāciju par klientiem - no kontaktinformācijas un piedāvājuma līdz pēdējai telefona sarunai. Programmatūrā “Standard Books” var pārcelt arī uzņēmuma iekšējo e-pasta saraksti.
Līdz ar to, ja kāds no darbiniekiem saslimst, darbs var turpināties, jo visa nepieciešamā informācija ir ērti pieejama vienuviet uzņēmuma vadības sistēmā. Turklāt darbs norit vienā programmā. Piemēram, strādājot ar piedāvājumu vai pasūtījumu, informācija tiek rediģēta un nosūtīta vienas programmas ietvaros. Dokuments nav jāpārvērš atsevišķā datnē. Viens lietotājs darbu ar to uzsāk, otrs parametrus var mainīt un turpināt darbu pie tā paša dokumenta. Turklāt var saglabāt katras darbības un izmaiņu vēsturi un tādējādi izsekot dokumenta attīstībai no tā izveides brīža līdz noslēgumam.
Kā pāriet uz digitālo grāmatvedību?
Pārejai uz digitālo grāmatvedību vispirms ir nepieciešams konkrēts plāns. Jāpārdomā, kādu tieši informāciju ir nepieciešams digitalizēt. Vidēja lieluma uzņēmumā ieteicams iecelt projekta vadītāju. Arī mēs, uzņēmuma “Excellent” komanda un mūsu partneri, labprāt palīdzēsim jums īstenot pāreju uz digitālo grāmatvedību.
