2025.gada 26.septembrī stājās spēkā grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”, kuros noteikts, ka strukturēto rēķinu atsevišķos gadījumos (piemēram, avansa rēķinu) var uzskatīt par attaisnojuma dokumentu. Tāpat šajos grozījumos teikts – ja attaisnojuma dokuments noformēts kā strukturēts elektronisks rēķins, tad šādu rēķinu datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā attēlo cilvēklasāmā formātā un nodrošina iespēju veidot atvasinājumu papīra formā (izdrukas). Jautājums – kurš formāts strukturēto rēķinu gadījumā tiek uzskatīts par dokumenta oriģinālu – XML vai cilvēklasāmais, piemēram, PDF? Kurš formāts un kādā veidā būtu jāiesniedz tiesā kā pierādījums?

2025.gada 26.septembrī spēkā stājušies grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”, kuros teikts: "avansa rēķins (priekšapmaksas rēķins) ir informatīvs dokuments samaksāšanai (maksājuma pieprasījums), kuru uzņēmums izsniedz par precēm, kas vēl nav piegādātas, vai pakalpojumiem, kas nav sniegti". Vai no šiem noteikumiem ir jāsaprot, ka avansa rēķinu turpmāk drīkst izsniegt arī nestrukturētā formātā? Līdz šim lielākā daļa budžeta iestāžu uzskatīja, ka viņi apmaksai pieņem tikai strukturēto rēķinu, proti, avansa rēķins netika apmaksāts (protams, arī netika grāmatots), ja tas nebija izsniegts strukturētā formātā.

Līdz ar e-rēķinu ieviešanu ir radusies 1 centa starpības problēma e-rēķinos, tāpēc lūdzam skaidrojumu, kā pareizi piemērot pievienotās vērtības nodokli situācijā, kad vienā rēķinā tiek iekļauti vairāki produkti. Kā pievienotās vērtības nodoklis tiek aprēķināts e-rēķinā un vai tas ir atbilstoši Latvijas normatīvajiem aktiem?

Uzņēmuma rīcībā esošā informācija ne vienmēr ir brīvi izpaužama – daļa no tās var būt aizsargājama. Tas raisa jautājumus uzņēmēju un grāmatvežu vidū: vai šāda informācija uzskatāma par konfidenciālu vai par komercnoslēpumu? Kā šos terminus nošķirt un pareizi piemērot praksē? Šis jautājums kļūst īpaši aktuāls, gatavojoties obligātajai e-rēķinu ieviešanai.

Kā parakstīt e-rēķinu? Un, ja tas nav parakstīts (jo tas nav iespējams), kā apstiprināt e-rēķinu? Vai jāmaina uzņēmuma iekšējā dokumentu aprites kārtība? Kādas izmaiņas veikt grāmatvedības politikā, ienākot e-rēķinam?

Viens no lielākajiem izaicinājumiem, ieviešot strukturētos elektroniskos rēķinus jeb e-rēķinus, ir darījumi ar precēm un to attaisnojuma dokumentiem. Kā rīkoties, ja e-rēķinā nav iespējams iekļaut visu nepieciešamo informāciju par precēm? Kas ir preču piegādes dokuments un kādas prasības uz to attiecas? Kā organizēt pavadzīmju apriti e-rēķinu ieviešanas gadījumā?

Strukturēto elektronisko rēķinu jeb e-rēķinu ieviešana Latvijā ir būtisks solis uzņēmumu efektivitātes, caurskatāmības un normatīvo prasību ievērošanas nodrošināšanā. Uzņēmumiem, kas grāmatvedību uztic ārpakalpojuma sniedzējiem, šī pāreja rada specifiskus izaicinājumus. Kurš ir atbildīgs par e-rēķina nosūtīšanu, saņemšanu un glabāšanu? Kur beidzas uzņēmuma pienākumi un sākas ārpakalpojuma grāmatveža atbildība?

Kā rīkoties, ja strukturētajā elektroniskajā rēķinā konstatēta kļūda? Piemēram, klientam tiek izrakstīts rēķins par 220 eiro, bet sistēma ģenerē e-rēķinu par 220,01 eiro. Nereti arī neuzmanības dēļ rēķins standarta formātā var tikt izrakstīts ar neprecizitāti, tāpēc nepieciešams to labot, vienlaikus veicot labojumu arī e-rēķinā.

Kopš 2025.gada 1.janvāra norēķinos ar valsts un pašvaldības iestādēm rēķini ir jānoformē strukturēta elektroniskā rēķina (e-rēķins) formātā. Savukārt no 2026.gada 1.janvāra šī prasība attieksies arī uz darījumiem ar juridiskām personām. Ņemot vērā, ka e-rēķinu aprite ir digitalizēta un vairumā gadījumu automatizēta, ir būtiski ievērot kiberdrošības labo praksi uzņēmumā arī attiecībā uz e-rēķinu sagatavošanu un apriti. Kā organizēt drošu e-rēķinu apriti?

Ar grozījumiem Grāmatvedības likumā, kas stājās spēkā no 2025.gada 1.janvāra, 11.pants tika papildināts ar 14.daļu, proti, attaisnojuma dokumentu, kuru uzņēmums izsniedz citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam – preces vai pakalpojuma saņēmējam – samaksāšanai (rēķinu), noformē kā strukturētu elektronisko rēķinu. Līdz ar to grāmatvežiem ir radies jautājums – vai rēķins samaksāšanai ir jauns dokumenta veids? Kas šis ir par dokumentu? Līdz šim bija attaisnojuma dokuments, preču piegādes, nodokļa rēķins utt., bet ne rēķins samaksāšanai. Ja uzņēmuma grāmatvedības politikā nav rēķina samaksāšanai – vai tas nozīmē, ka uz konkrēto uzņēmumu e-rēķini neattiecas?

Ņemot vērā, ka jau no 2025.gada 1.janvāra norēķinos ar valsts un pašvaldību iestādēm attaisnojuma dokumenti (rēķini) jānoformē e-rēķina formātā, bet no 2026.gada 1.janvāra šī būs obligāta prasība visiem uzņēmumiem, arvien vairāk aktualizējas jautājums – vai arī turpmāk uzņēmumi par preču piegādēm var sagatavot tikai vienu attaisnojuma dokumenta veidu – e-rēķinu –, ja uzņēmums vēlas saglabāt līdzšinējo praksi, kad vienā dokumentā tiek norādīti gan preču piegādes dokumenta, gan attaisnojuma dokumenta rekvizīti? Vai to var izmantot kā rēķinu samaksāšanai? Vai e-rēķinā ir iekļauts rekvizīts “paraksts”, kas nodrošina, ka pavadzīme tiek parakstīta?

Atbilstoši Grāmatvedības likuma prasībām no 2025.gada 1.janvāra uzņēmumiem sadarbībā ar budžeta iestādēm rēķins par veikto darījumu obligāti jāsagatavo strukturētā jeb e-rēķina formātā, savukārt, no nākamā gada 1.janvāra šī būs obligāta prasība visiem uzņēmumiem. Kas notiek gadījumā, ja šis "dokuments samaksai" nav noformēts strukturētā formātā? Vai šādu rēķinu drīkst pieņemt un uzskaitīt grāmatvedībā? Vai drīkst veikt samaksu par saņemto pakalpojumu/preci uz “nepareizā” formātā sagatavota attaisnojuma dokumenta pamata? Izskanējis viedoklis, ka šos grāmatvedībā nevarēs uzskatīt par saimnieciskās darbības izdevumiem – vai tas ir tiesa?

No 2025.gada 1.janvāra norēķinos ar valsts un pašvaldību iestādēm attaisnojuma dokumenti (rēķini) jānoformē strukturētā elektroniskā rēķina jeb e-rēķina formātā. Šāds e-rēķins var saturēt komercnoslēpumu, un tā aizsardzības nodrošināšanai jāievēro noteikta kārtība. Kā aizsargāt komercnoslēpumu e-rēķina apmaiņas procesā?

Vai e-rēķini jāsagatavo tikai par iekšzemē veiktajiem darījumiem? Vai tos drīkst nosūtīt arī klientiem ārpus Latvijas? Vai ir pieejams valstu saraksts, kas pieņem e-rēķinus? Kā vienoties par e-rēķinu apmaiņu ārpus Latvijas?

Pēc Valsts ieņēmumu dienesta pārstāvju sniegtās informācijas seminārā noprotams, ka pašreizējais e-rēķina formāts paredz tikai vienu rindu, kurā var norādīt informāciju par precēm. Līdz ar to rodas jautājums – kā norādāmi preču daudzumi, vienas vienības cenas un pievienotās vērtības nodoklis (PVN)? Vai arī turpmāk varēs sagatavot vienu attaisnojuma dokumenta veidu – e-rēķinu, ja uzņēmums vēlas saglabāt līdzšinējo praksi, kad preču piegādes dokumentā tiek norādīti arī visi attaisnojuma dokumenta rekvizīti un šādu dokumentu vēlas izmantot arī samaksāšanai?