Nevienam nav noslēpums, ka darbs e-vidē vidē kļuvis par mūsu ikdienu – elektroniski veicam darījumus, digitalizējam dokumentus, automatizējam dažādus procesus un pārceļam tos uz e-vidi. Darba ikdienā rodas jautājumi ne vien kā piemērot normatīvos aktus, bet arī kādus praktiskus risinājumus pielietot, lai darbiniekiem būtu ērtāk strādāt. Žurnāla “iFinanses” organizētajā forumā “Praktiskie e-risinājumi uzņēmumu ikdienā” kopā ar Latvijas zinošākajiem speciālistiem precizējām neskaidrības un meklējām veidus, kā darbus paveikt gudrāk, ātrāk un kvalitatīvāk.
Lai gan ieguvumu ir daudz, ne visos uzņēmumos digitalizācija notiek tik raiti, jo nav skaidrības, ar ko sākt, dažādas speciāli izstrādātās programmas ir novecojušas un nav savienojamas ar jaunajām platformām, ir bailes no kontrolējošām iestādēm, kā arī īstermiņa mērķi mēdz prevalēt pār ilgtermiņa mērķiem, pastāstīja Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācijas valdes locekle Ilze Palmbaha. Tāpat būtisks šķērslis ir klientu un darbinieku skepse pret ierastās kārtības maiņu, tāpēc ir svarīgi ar darbiniekiem runāt, skaidrot ieguvumus, rādīt labos piemērus, jo rezultāti ir izmērāmi un šādi varam ikdienas darbu ne vien atvieglot, bet padarīt radošāku.
Joprojām neskaidrības rada jautājums, kā pārvērst papīra formas grāmatvedības dokumentu elektroniskā formātā. Vai papīra dokumentu tiešām drīkst iznīcināt? I. Palmbaha atgādināja, ka pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam. Galvenais nodrošināt, ka dokumenta saturs glabāšanas laikā paliek nemainīgs un tiek aizsargāts pret iznīcināšanu. Tāpat grāmatvedības organizācijas dokumentos jābūt atrunātam, kā pārvēršam dokumentu elektroniskā formātā, kurš ir par to atbildīgs, kā tieši veicam oriģināla iznīcināšanu utt. Ja pieturamies pie šādas kārtības, šaubām par to, kā uz to raudzīsies kontrolējošās iestādes, nevajadzētu būt, sacīja I. Palmbaha.
Kā nodrošināt, lai elektroniski noslēgtam līgumam būtu juridiskais spēks? Lai tas būtu saistošs ne vien pusēm, bet arī trešajām personām, jāievēro obligātās prasības dokumenta noformēšanai – jānorāda dokumenta autora vārds, uzvārds vai nosaukums, līguma parakstīšanas datums, pušu paraksti un, ja dokumentā norādāms saņēmējs, arī adresāts, pastāstīja SIA "TGS Baltic" zverinātu advokātu biroja partnere, zvērināta advokāte Agnese Hartpenga. Tāpat viņa uzsvēra, ka elektroniski noformētam dokumentam juridiskais spēks ir tikai e-vidē. Dokumenta izdrukai papīra formātā ir tikai informatīvs raksturs, ja vien šī papīra izdruka nav atbilstoši apliecināta kā dokumenta atvasinājums.
Jau zinām, ka no 2025. gada e-rēķini Latvijā būs obligāti – tam nepieciešams laikus sagatavoties un attīstīt nepieciešamo infrastruktūru. Uzņēmums ikdienā var saskarties pat ar vairākiem tūkstošiem rēķinu, un sevišķi mazajiem un vidējiem uzņēmumiem var rasties grūtības pārvaldīt savus administratīvos un finanšu procesus, ja tiem nav iespējas izmantot dažādus IT risinājumus un rēķini vēl jānogādā ārpakalpojuma grāmatvedim. Lai palīdzētu uzņēmumiem monitorēt rēķinus un skaidrāk pārraudzīt finanšu situāciju, Jānis Zaltāns iepazīstināja ar “Unifiedpost Group” jauno produktu “Banqup” – norēķinu pārvaldības risinājumu uzņēmējiem, kas ļauj vienā platformā izrakstīt, nosūtīt, saņemt un administrēt rēķinus, piekļūt rēķinu arhīvam un reāllaikā sinhronizēt ar grāmatvedi.
Pateicamies visiem lektoriem par prezentācijām – Ilze Palmbahai, Agnesei Hartpengai, Kārlim Siliņam, Jānim Kurtam, Elvim Kvalbergam, Andai Ziemelei, Jānim Zaltānam, Aleksandrai Borcovai un Jānim Viklim. Paldies arī konferences sponsoram “Banqup”, kā arī atbalstītājiem “Jumis Pro”, “SEB banka”, “Excellent Latvia”, "Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs" un “Intellitech”.
