No 2022. gada 1. janvāra spēkā stāsies jaunais Grāmatvedības likums, kas paredz kārtību attaisnojuma dokumentu izmantošanai un uzglabāšanai elektroniskā formātā. Aplūkosim, kā digitalizēt čekus un rēķinus, lai ar tiem varētu strādāt ērtāk un ātrāk.
Uzņēmējdarbības vide virzās prom no papīra dokumentiem uz elektronisko dokumentu izmantošanu, kas no procesu un resursu patēriņa viedokļa ir daudz efektīvāka un ērtāka. Līdz ar jauno Grāmatvedības likumu e-dokumentu izmantošana ir skaidrāk noteikta arī valsts līmenī, un tas noteikti šo procesu veicinās. Turklāt Valsts ieņēmumu dienests ir atbalstījis e-dokumentu izmantošanu arī pirms jaunā Grāmatvedības likuma spēkā stāšanās.
Dzīve ar e-rēķiniem, e-čekiem, e-pavadzīmēm u. tml. jau pavisam drīz būs mūsu ikdiena gan strādājot Latvijā, gan pārrobežu līmenī.
Jaunais Grāmatvedības likums paredz:
- Jebkurš grāmatvedības dokuments var tikt sagatavots vai pārvērsts no papīra elektroniskā formā.
- Pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālam.
- Dokumentus var glabāt elektroniskā formā. Tostarp elektroniski var uzglabāt arī attaisnojuma dokumentus, kā piemēram, rēķinus un čekus. Svarīgi atcerēties, ka attiecībā uz papīra oriģinālu iznīcināšanu ir noteiktas likuma prasības, kas ir saglabātas līdzšinējā kārtībā, proti, nenosakot jaunus noteikumus attiecībā uz pārvēršanas procesu, kā arī oriģinālā dokumenta iznīcināšanas procesu.
Grāmatvedis ar čeku kaudzēm - lai paliek pagātnē
Pasaulē ir dažādi risinājumi čeku un rēķinu digitalizēšanai. Latvijā šobrīd populārākā ir lietotne “CostPocket”. Tā mēdz būt integrēta biznesa vadības un grāmatvedības sistēmās, kā piemēram, “Excellent Latvia” piedāvātajās programmatūrās “Standard Books” un “Standard ERP”. Izmantojot tās, digitalizēto dokumentu dati nonāk biznesa vadības sistēmā.
Būtiskākais ieguvums, ko sniedz čeku un rēķinu digitalizācija, ir to plūsmas optimizēšana un iespēja iesniegt tos grāmatvedībā attālināti. Digitalizācija ļauj ietaupīt laiku un strādāt efektīvāk, samazinot manuālo darbu datu ievadīšanai no papīra dokumenta datorā. Tā var sniegt arī būtisku finanšu ietaupījumu - nav nepieciešams algot asistentus datu manuālai ievadīšanai grāmatvedības sistēmā vai īrēt papildu telpas papīra dokumentu uzglabāšanai.
Strādāt ar digitāliem dokumentiem ir ērtāk un ātrāk nekā ar papīra - precizēšana, vīzēšana, apstiprināšana, analīze notiek sistēmā digitālā veidā. Neko nav nepieciešams izdrukāt un fiziski nest vai sūtīt kolēģiem vai sadarbības partneriem. Pandēmijas laikā tas ir īpaši aktuāli.
Arī no uzglabāšanas viedokļa nepieciešamos attaisnojuma dokumentus vēlāk atrast digitālā formātā ir daudz vienkāršāk nekā fiziski uzglabāt un meklēt papīra dokumentu arhīvā.
Kā strādā “CostPocket”
“CostPocket” lietotne ar robota palīdzību automātiski atpazīst čekos un rēķinos ietverto informāciju un to digitalizē. Digitalizēt iespējams arī ārzemju čekus.
- Papīra čekus vai rēķinus nofotografē “CostPocket” lietotnē, un atkarībā no jūsu izmantotās biznesa vadības vai grāmatvedības programmas digitalizētais dokuments nonāks grāmatvedības uzskaites sistēmā.
- E-pastā saņemtus rēķinus pārsūta uz speciāli piešķirtu @costpocket.com e-pasta adresi, un sistēma tos digitalizēs.
- Čekus un rēķinus iespējams arī pievienot no datora vai telefona galerijas, kā arī datora datu nesēja.
Papildus robotizētai digitalizēšanai ir iespējama arī digitalizācija ar skenējumu pārbaudi. To divās kārtās veic “CostPocket” speciālisti. Šādā veidā dokumenti sasniedz grāmatvedības sistēmu ar 99,5% datu precizitāti.
Izmantojot “Standard Books” vai “Standard ERP” programmatūru, digitalizētie dokumenti grāmatvedības sistēmā nonāk automātiski. Neko nav nepieciešams manuāli ievadīt, augšupielādēt vai atsevišķi saglabāt. Turklāt atbilstošajam ierakstam automātiski tiek pievienots arī čeka vai rēķina oriģināls datnes formātā.
Čekus digitalizēt var jebkurš darbinieks
Būtiski, ka čeku digitalizāciju ar mobilā tālruņa palīdzību jeb, vienkāršāk sakot, nofotografēšanu var veikt jebkurš uzņēmuma darbinieks.
Līdz ar to katru mēnesi pirms 20. datuma grāmatvedis nav apkrauts ar čeku kaudzēm - viņš čekus saņem jau digitalizētus un attiecīgi var ar tiem tālāk rīkoties. Protams, digitalizāciju var veikt arī grāmatvedis. Taču pateicoties “CostPocket”, datu ievadi automātiski veic robots.
Digitalizētie dokumenti nonāk biznesa vadības sistēmā
Lai digitalizētos attaisnojuma dokumentus varētu ērti iegrāmatot un arī turpmāk izmantot, ir svarīgi, kādu biznesa vadības sistēmu uzņēmumā izmantojat.
“Biznesa vadības programmās “Standard Books” un “Standard ERP” ir iespējams izveidot kārtību, ka digitalizētais čeks vai rēķins nonāk sistēmā atbilstošajā izmaksu veida kontā. Tālāk jau uzņēmuma grāmatvedis var izveidot piegādātāja rēķinu. Ja nav zināms, uz kāda veida izmaksām čeks vai rēķins ir attiecināms, turpat biznesa vadības sistēmā norit saziņa ar kolēģiem, lai noskaidrotu, kas tas ir par rēķinu un uz ko attiecināms. Arī izmaksu apstiprināšanas process notiek sistēmā digitālā veidā. Turklāt saziņas laikā iegūtā informācija sistēmā saglabājas. Tas atvieglos darbu audita vai citas pārbaudes veikšanas laikā,” saka “Excellent Latvia” valdes loceklis Elvis Kvalbergs.
Biznesa vadības sistēmas “Standard Books” un “Standard ERP” atbilst Latvijas likumos noteiktajām grāmatvedības prasībām, un to funkcionalitāte ļauj ērtāk un ātrāk iesūtīt PVN deklarācijas un atskaites VID EDS sistēmā tieši no biznesa programmatūras.
Grāmatvedības birojā: no 5 asistentiem uz 5 grāmatvežiem
Uzņēmuma “CostPocket” vadītājs Latvijā Kaspars Gaļimovs stāsta par kāda grāmatvedības ārpakalpojumu uzņēmuma pieredzi Igaunijā - kompānija algoja piecus asistentus, kuri nodarbojās ar manuālu čeku un rēķinu datu ievadīšanu grāmatvedības programmā. Pēc tam, kad uzņēmums sāka izmantot “CostPocket”, no pieciem asistentiem palika viens. Bet pārējie sāka strādāt par grāmatvežiem, tādējādi paplašinot uzņēmuma pakalpojumu sniegšanas kapacitāti. Arī uzņēmuma klientiem sadarbība kļuva ērtāka, jo vairs nebija dokumenti jāsūta grāmatvedim sarežģītos pārskatos.
IT risinājumi, kas atslogo no manuāla darba, ļauj grāmatvedim veltīt vairāk laika datu analīzei, uzņēmēju konsultēšanai, ieteikumu sniegšanai un citiem darbiem, kas sniedz lielāku pievienoto vērtību.
“Čeku un rēķinu digitalizācija daudzās Eiropas valstīs ir kļuvusi par pašsaprotamu lietu. Kā piemēru var minēt arī mums netālu esošo Somiju, kur attaisnojuma dokumentu digitalizācija tiek plaši izmantota un jau kļuvusi par ikdienu. Arī Latvijā uzņēmēju interese par to aug, taču digitalizācijas jomā izaugsmes iespējas mums ir vēl plašas,” saka “CostPocket” vadītājs Latvijā Kaspars Gaļimovs. Viņš uzsver, ka ir pēdējais laiks aizmirst par manuālu datu ievadi.
- “CostPocket” kontakti: Kaspars Gaļimovs, e-pasts: Kaspars@costpocket.ee, tel. 27873085
- Piesakieties biznesa vadības sistēmas “Standard Books” vai “Standard ERP” izmēģinājumam! Tālrunis konsultācijām un saziņai ar “Excellent Latvia”: 67505060
