Dokumentu elektronizācija ir viens no šī brīža aktuālakajiem tematiem, bet pieredze rāda, ka jo vairāk darām, jo vairāk neskaidrību rodas. Daudzi uzņēmumi joprojām darbojas tikai ar papīra dokumentiem, bet notiek aktīvi mēģinājumi to mainīt – to jutām arī konferencē “Elektroniskie dokumenti uzņēmumos 2023”, jo saņēmām tik daudz dalībnieku jautājumu kā nekad. Atbildes meklējām kopā ar ekspertiem.
Konferenci iesākām apskatot, kas tad vispār dēvējams par elektronisko dokumentu. Definīcijas ir dzirdētas daudzas, bet SIA "Excellent Latvia" valdes loceklis Elvis Kvalbergs aicina par e-dokumentu uzskatīt tādu dokumentu, kas izstrādāts un paredzēts lietošanai tikai un vienīgi elektroniskā formātā. Vai dokuments PDF formātā ir elektroniski sagatavots dokuments? Ar to tomēr nepietiek – elektroniski sagatavots dokuments ir tāds, kuru sagatavo sistēma, nevis cilvēks – šis procesam jābūt automātiskam, sacīja E. Kvalbergs.
Ja papīra dokumentu aprite kādreiz bija visai skaidra un saprotama, tad mūsdienās dokuments parādās tik daudz un dažādās formās (papīra, digitālā, e-pastā), ka zudis dokumentu aprites plūdums, E. Kvalbergs norādīja. Lai to atjaunotu, viņš aicina ieviest sistēmas, kurās dati jau rastos digitāli un savu ceļu arī turpinātu digitāli, lai iztiekam bez failiem savā starpā un dokumenti pārvietotos sistēmas iekšienē – no dokumenta radīšanas un apstiprināšanas līdz pat nonākšanai arhīvā.
Vairākkārt konferences laikā atgriezāmies pie jautājuma par e-rēķiniem, kuri no 2025. gada uzņēmumos būs obligāti. Pagaidām gan daudzi uzņēmumi vilcinās sūtīt citiem, jo nav droši, vai otra puse būs gatava e-rēķinu saņemt, taču e-rēķinu tīkls aizvien straujāk aug, norādīja SIA "Jumis Pro" vadītājs Viesturs Slaidiņš. E-rēķins gan joprojām bieži tiek jaukts ar PDF rēķinu – noskaidrojām, ka PDF rēķins, protams, tiek sagatavots elektroniski, taču e-rēķinā visi dati ir strukturētā veidā jeb tas ir mašīnlasāms. Vai e-rēķinu varēs izdrukāt? Ja sistēmai ir pieslēgts printeris, PDF formāta vizualizāciju var izdrukāt, tomēr šādas vajadzības nav, skaidroja AS “Unifiedpost” digitālo produktu attīstības vadītājs Andis Gulbis.
Pārrunājām arī to, kā pareizi iesniegt attaisnojuma dokumentus Valsts ieņēmumu dienestā. “KPMG” direktore nodokļu konsultāciju nodaļā Irēna Lejiņa norādīja, ka VID vienmēr vērtēs ne vien dokumenta formu (vai tas ir oriģināls, kopija vai tam ir juridiskais spēks utt.), bet skatīs dokumentu kopsakarā ar citiem darījuma pierādījumiem (preču pavaddokuments, kurjera, pasta piegādes, PNA). Savukārt attaisnojuma dokumentu elektroniskās kopijas ir jāapliecina vadītāja noteiktajā kārtībā. To var darīt visdažādākajos veidos – iekšējā lietvedības sistēmā, speciālā datorprogrammā, pievienojot datni ar apliecinājumu utt. Likumos ir noteikti kritēriji, kas šajā kārtībā jāparedz, bet gatavas receptes nav – svarīgākais, lai uzņēmumā attaisnojuma dokumentu aprite ir pašiem saprotama. Piemēram, vai nofotografētu čeku var pievienot avansa norēķinam? Ja uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā tas ir noteikts – droši, norādīja I. Lejiņa.
Pateicamies visiem lektoriem par vērtīgajām prezentācijām: Elvim Kvalbergam, Anitai Rudzītei,Viesturam Slaidiņam, Andim Gulbim, Kasparam Oļševskim, Vitai Apsei, Irēnai Lejiņai, Ilzei Palmbahai-Zvirbulei, Ivo Krievam.
Konferences ģenerālsponsors: biznesa vadības sistēma "Standard Books by Excellent"
Atbalstīja: SIA “Jumis Pro”
