No 2023. gada 1. jūlija savus pakalpojumus varēs sniegt tikai licencēti ārpakalpojuma grāmatveži. To nosaka Grāmatvedības likums. Licenci Valsts ieņēmumu dienests (VID) izsniedz uz 5 gadiem, uzraugot arī tās pagarināšanu, apturēšanu vai anulēšanu.
Pēdējie dati, kurus VID publicēja pirms pusgada, norāda, ka licencēšana iet gausi: vairāk nekā 4500 grāmatvežu licenci joprojām nebija saņēmuši. Kāpēc? Atbilst apkopotie dati liecina, ka tam ir vairāki iemesli. Ir grāmatveži, kuri nolēmuši licencei nemaz nepieteikties, otrs faktors – aizņemtība, atliekot licences saņemšanu uz pēdējo brīdi, savukārt kā trešais visbiežākais iemesls norādīts iekšējās kontroles sistēmas (IKS) neesamība. Atgādināsim, ka IKS grāmatvežiem un citiem NILLTPFN likuma subjektiem ir nepieciešama, lai pārvaldītu noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas riskus, kā arī starptautisko un nacionālo sankciju riskus.
Vai IKS tiešām ir daļa no licences saņemšanas kritērijiem?
Uz šo atbilde ir viennozīmīga – jā! Kā norāda VID, lai saņemtu licenci, ārpakalpojuma grāmatvežiem iesniegumā jānorāda atbildīgā grāmatveža personas dati, kuriem jāpievieno profesionālo kvalifikāciju apliecinošs dokuments, profesionālo pieredzi apliecinošs dokuments, civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polise un jau iepriekš norādītās iekšējās kontroles sistēmas dokumenti.
Kas jāparedz IKS dokumentos?
Lai gan izpratne par IKS ir būtiski uzlabojusies, joprojām ir daudz jautājumu, kāpēc šāda sistēma vispār jāievieš, kas tajā ir jāparedz un kā to ieviest efektīvi. Pirmkārt, ar IKS palīdzību grāmatvedības ārpakalpojuma sniedzējs dokumentē savu un klientu noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas, kā arī sankciju risku novērtējumu. Likuma subjektiem IKS ir jāatrunā tādas darbības kā, piemēram, klientu identifikācijas procesa ieviešana, regulāra kontrole pār klientu darbību un transakcijām, procedūras ziņošanai par aizdomīgiem darījumiem. Otrkārt, konsultējot grāmatvežus, nereti nācies saskarties ar viedokļiem, ka IKS ir tikai formalitāte un galvenais, lai ir rakstisks dokuments, kas paredz šķietamas procedūras. Te svarīgi norādīt, ka tas ir maldīgs priekšstats, kas var maksāt ļoti dārgi. Jāatceras, ka situācijās, kad IKS reāli nedarbojas, klientu pārbaudes nenotiek un tiek pieļauti būtiski pārkāpumi, licence var tikt anulēta. Pat vēl vairāk, fiziskai personai, kurai licence par NILLTPFN likuma prasību pārkāpumiem tiek anulēta, turpmāk vairs nedrīkstēs ieņemt vadošos amatus vai arī būt par patiesā labuma guvēju (Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma izpratnē) ārpakalpojuma grāmatvedim.
Sankciju risku pārvaldība kā viena no IKS pamatprasībām. Kā ar to tikt galā?
Atgādināsim, ka visām personām, gan fiziskām, gan juridiskām, ir pienākums ievērot un izpildīt Latvijā spēkā esošās starptautiskās (ANO un ES) un Latvijas Republikas nacionālās sankcijas. Taču daudziem saimnieciskās darbības veicējiem tas ir izaicinājums, jo trūkst gan zināšanu attiecīgajā jomā, gan resursu.
Viens no veidiem, kā šo situāciju atrisināt, ir piesaistīt ārpakalpojuma sniedzēju jeb, šajā gadījumā, profesionālo sankciju skrīninga (screening) veicēju. Uzraudzībā esošajām personām likums ļauj deleģēt izpētes veikšanu, un šis process attiecīgi būtu dokumentējams izstrādātajā IKS. Piemēram, Atbilst platformā ir pieejams sankciju pārbaudes rīks ar reģistrētā lietotāja kabinetu, kuram ir vairākas funkcijas: automātiskas ikdienas klientu pārbaudes sankciju sarakstos un veikto pārbaužu vēsture (pārbaudes Latvijas, ES, ANO, ASV OFAC, Lielbritānijas un Ziemeļīrijas Apvienotās Karalistes sankciju sarakstos). Tāpat Atbilst ir iespēja pārbaudei lejupielādēt klientu sarakstu, lejupielādēt Uzņēmumu reģistra datus par saistītām personām (dalībnieki, amatpersonas, patiesā labuma guvēji), kā arī tas nodrošina papildu pārbaudes VID datu bāzēs (politiski nozīmīgas personas, riska personas, apturētā saimnieciskā darbība, PVN maksātāji, sabiedriskā labuma organizācija u.c.).
Kam jāpievērš uzmanība, lai iekšējās kontroles sistēma būtu efektīva?
Mēs rosinām ieviest piecus pamatprincipus, lai sistēma tiešām strādātu:
- Izveidojiet sava uzņēmuma “pašportretu”
Katram uzņēmumam, neskatoties uz līdzību ar citiem uzņēmumiem nozarē, ir sava unikālā iekšējā vide: darbinieku kompetence, IT nodrošinājums, īpašnieka riska apetīte, produkti, pārdošanas/piegādes kanāli utt. Tieši tāpēc ir vērts ieguldīt sava uzņēmuma NILLTPF un sankciju riska pašnovērtējumā, lai “kurpes” būtu ne tikai skaistas, bet arī derētu izmērs.
- Sadaliet klientus riska grupās
Pielietojiet uz risku balstītu pieeju, lai nodrošinātu, ka klientu izpētes pasākumi ir koncentrēti konkrētu risku identificēšanai un pārvaldībai, kā arī izpētes prasības būtu adekvātas un riskam atbilstošā un samērīgā apjomā. Proti, jautājiet, no kurienes medu dabūja lācis, nevis bites.
- Dokumentējiet klientu izpēti
Efektivitāti var uzlabot tikai procesam, kas ir detalizēti aprakstīts, standartizēts un kuram var noteikt izmērāmus kritērijus. Uzrakstiet procedūru, kā jūsu uzņēmumā notiek klientu un partneru uz risku balstīto pieeju pārbaude, lēmuma pieņemšana, pārbaudes gaitā iegūtās informācijas dokumentēšana un ziņošana par aizdomīgo darījumu.
- Nosakiet prasības klientu regulārai pārbaudei jeb monitoringam
Pirms sadarbības uzsākšanas, klienta izpēte ir diezgan standarta lieta, jo parādās zinātkāre un vēlme uzzināt par jauno klientu visu iespējamo informāciju. Savukārt izpētes veikšanai sadarbības laikā ir nepieciešama noteikta disciplīna. Automatizējiet pastāvīgo klientu un partneru pārbaudi pret obligātiem sankciju sarakstiem un nosakiet klienta nākamās izpētes datumu atkarībā no klienta riska līmeņa.
- Atrodiet padomdevējus ar NILLTPFN un sankciju izpildes kompetenci
Sagatavojiet sarakstu ar noderīgām saitēm un ārējiem konsultantiem, pie kuriem var vērsties ar jautājumiem un/vai lūgumu veikt padziļinātu izpēti. Tāds saraksts būs zelta vērts, kad informācija nebūs pietiekama, bet jums būs nepieciešams zibenīgi pieņemt lēmumu mainīgos apstākļos.
Labi strukturēta NILLTPFN politika un pārdomātas procedūras ir kā stingrs pamats mājai. Uztveriet sava uzņēmuma iekšējās kontroles sistēmas izstrādi kā savas mājas būvniecību un atcerieties, ka katram posmam var piesaistīt citu izpildītāju. Sadaliet funkcijas tā, lai visu darbu, kuru iespējams standartizēt, veiktu atbildīgais darbinieks ar zemāku kompetenci, bet lēmumus, kas nes lielāku risku, pieņemtu darbinieks ar lielāku pieredzi un kompetenci.
