IIN 23% apmērā algai, avansa norēķina riski un ģimeņu saliedēšanas pasākums

Lai arī sācies aktīvais atvaļinājumu laiks, tomēr "iFinanses" jūnija lasītāko rakstu TOP3 pierāda, ka grāmatvežu darbs neapstājas ne uz mirkli.

1.vieta – atvieglojumi, piemērojot IIN 23% apmērā

Topa augšgalā ir ierindojies lasītāja jautājums: “Darbinieks iesniedzis algas nodokļa grāmatiņu un izvēlējies, ka darba samaksas aprēķināšanā jāpiemēro iedzīvotāju ienākuma nodokļa (IIN) likme 23% apmērā. Valsts ieņēmumu dienests (VID) ir noteicis neapliekamo minimumu. Vai drīkst izmantot neapliekamo minimumu, ja darbinieks izvēlējies maksāt IIN likmi 23% apmērā? Kā jāaprēķina darba samaksa šādos gadījumos?”. Atbildi uz jautājumu sniegusi Laila Kelmere publikācijā “Darba alga, izvēloties maksāt IIN 23% apmērā” (iFinanses.lv, 03.04.2024.).

Autore atgādina: “IIN likmi 23% apmērā var piemērot, ja darbinieks veicis atzīmi VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā vai uzrakstījis rakstveida iesniegumu darba devējam, kas tiek glabāts uzņēmuma grāmatvedībā pie darba samaksas aprēķiniem”.

“Neatkarīgi no tā, vai darbinieka alga ir zem vai virs 1667 eiro, ja darbinieks ir iesniedzis algas nodokļa grāmatiņu un norādījis, ka jāpiemēro IIN likme 23% apmērā, tad tāpat drīkst piemērot normatīvajos aktos noteiktos atvieglojumus – par aprēķināto valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksu darba ņēmēja daļu, VID prognozēto neapliekamo minimumu, par apgādībā esošām personām u.c., ja tādi ir pieejami darba devējam,” norāda L. Kelmere.

2.vieta – avansa norēķina riski

Ikdienas darbībā uzņēmumam var rasties situācijas, kad norēķinus par uzņēmumam nepieciešamajām precēm un pakalpojumiem veic darbinieks par saviem līdzekļiem. Lai atlīdzinātu darbiniekam radušās izmaksas, parasti tiek sagatavots avansa norēķins. Tomēr tas var radīt gan nodokļu, gan grāmatvedības riskus. Elīna Sedliņa publikācijā “Riskantie avansa norēķini” (iFinanses.lv, 03.06.2024.) atklāj, kas jāievēro, lai izvairītos no šiem riskiem.

E. Sedliņa norāda: “Avanss ir paredzēts un izlietojams tikai un vienīgi uzņēmuma saimnieciskajai darbībai, ar kuru avansa norēķinu persona (ne tikai darbinieks, bet arī valdes vai padomes loceklis, kā arī uzņēmuma īpašnieks, bet ne trešās personas) pilda uzņēmuma doto uzdevumu. Kā arī vērts atcerēties, ka izsniegto avansu, kura atlikusī summa pārsniedz valstī noteikto minimālo mēneša darba algas apmēru un par kuru nav iesniegts norēķins 90 dienu laikā pēc komandējuma beigām vai avansa izsniegšanas dienas, pielīdzina algota darba ienākumam, attiecīgi – tam piemērojami visi ar algotu darbu saistītie nodokļu maksājumi.”

“Avansa norēķina jeb attaisnojuma dokumenta, ko sagatavo saistībā ar avansa izlietojumu vai darbinieka izdevumu atlīdzināšanu, forma var atšķirties, taču uz to attiecas un tam jāietver visi Grāmatvedības likumā noteiktie rekvizīti. Būtiska nozīme ir darījuma aprakstam. Tam jābūt tādam, lai būtu skaidrs, kādā veidā atlīdzinātie izdevumi saistīti ar uzņēmuma saimniecisko darījumu nodrošināšanu. Kā arī avansa norēķina dokumentam ir jāpievieno naudas izdevumus apliecinoši dokumenti – rēķini, kases čeki, biļetes. Ja kases čekā nav ietverti visi attaisnojuma dokumenta rekvizīti, tie jāuzraksta ar roku, apliecinot ar pievienoto dokumentu izsniedzēja vai saņēmēja parakstu. Tomēr, ja nav iespējams izpildīt minētās prasības attiecībā uz apliecinošiem dokumentiem, attaisnojuma dokumentam pievieno avansa norēķinu personas kredītiestādes konta izrakstu (maksājuma uzdevumu)” paskaidro autore.

Tomēr avansa norēķini rada riskus. Kā norādīts Sertificētu krāpšanas izmeklētāju asociācijas ziņojumā, ar avansa norēķiniem tiek veikta krāpniecība, piemēram, pieprasot atlīdzināt personiskas izmaksas vai izmaksas, kas faktiski nav notikušas. Kaut arī individuāli šādu krāpniecības gadījumu summas parasti ir salīdzinoši nelielas, ilgākā laika periodā tie var radīt uzņēmumam būtiskus zaudējumus, no kuriem ir iespējams izvairīties vai vismaz tos mazināt. E. Sedliņa norāda: “Vienkāršākais un parasti arī efektīvākais krāpniecības mazināšanas veids ir tā sauktais “četru acu princips” – jebkuru darījumu, tostarp avansa norēķinus, būtu jāapstiprina vismaz vienam citam darbiniekam, kuram ir atbilstoša autoritāte un zināšanas. Citi izplatītākie krāpniecības risku mazināšanas veidi ir iekšējais audits, anonīms iekšējās ziņošanas kanāls, regulāra faktisko izmaksu salīdzināšana ar plānotajām.” 

3.vieta – ģimeņu saliedēšanas pasākums

Vasarai piestāv kolektīvu saliedēšanas pasākumi, ko pierāda arī lasījumu skaits Madlenas Drozdovas sagatavotai publikācijai “Ģimeņu saliedēšanās pasākums – personāla ilgtspējas pasākums?” (iFinanses.lv, 17.05.2024.), kurā apskatīts šāds lasītāja jautājums “Vasara ir laiks, kad tradicionāli uzņēmumos tiek rīkoti dažādi saliedēšanās pasākumi, tostarp kopā ar ģimenes locekļiem, lai saliedētos un savstarpēji iepazītos. Vai izdevumi, kas saistīti ar šīs izklaides organizēšanu, kurai nepieciešama gan dažādu priekšmetu iegāde, gan atrakciju noma, uzskatāmi par saimnieciskās darbības vai reprezentācijas izdevumiem? Kā pasākuma izdevumus norādīt grāmatvedībā?”

Nodokļu konsultante atgādina: “Ar uzņēmumu ienākuma nodokli (UIN) apliekamajā bāzē var neiekļaut tikai tos reprezentācijas un personāla ilgtspējas pasākumu izdevumus, kas nepārsniedz 5% no kopējās iepriekšējā gada pārskata gadā darba ņēmējiem aprēķinātās bruto samaksas, par kuru samaksāti valsts sociālās apdrošināšanas maksājumi. Personāla ilgtspējas pasākumu izdevumi ir izdevumi darbinieku motivēšanas vai saliedēšanas pasākumu nodrošināšanai. Galvenais nosacījums, lai klasificētu pasākuma izdevumus kā saistītus ar ilgtspējas pasākumiem, pasākumam jābūt organizētam visiem uzņēmuma darbiniekiem.”

Saskaņā ar Ministru kabineta noteikumiem Nr.677 “Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma normu piemērošanas noteikumi” personāla ilgtspējas pasākumu izdevumos iekļauj izdevumus, kuri veikti darbinieku kolektīvo pasākumu nodrošināšanai. “Tādēļ galvenais nosacījums, lai klasificētu pasākuma izdevumus kā saistītus ar ilgtspējas pasākumiem UIN likuma izpratnē, pasākumam jābūt organizētam visiem uzņēmuma darbiniekiem,” norāda autore un piebilst: “Uzņēmums patstāvīgi pieņem lēmumu par to, kā īstenot personāla ilgtspējas pasākumus un kāda veida pasākumi ir piemēroti tā darbiniekiem. Tomēr likumā nav skaidri noteikts, kādi izdevumi var tikt attiecināti uz personāla ilgtspējas pasākumiem un vai darbinieku ģimenes locekļi var piedalīties šajos pasākumos tā, lai neveidotos UIN sekas. Tādēļ ir ieteicams lūgt Valsts ieņēmumu dienesta skaidrojumu.”

Nodokļu konsultante iesaka tomēr izdevumus, kas attieksies uz darbiniekiem un darbinieku ģimenes locekļiem, nodalīt atsevišķi. “Tādējādi, ja pasākuma izdevumi, kas attieksies uz darbiniekiem, kopā ar citiem reprezentācijas un personāla ilgtspējas pasākumu izdevumiem šajā gadā nepārsniedz 5% no kopējās iepriekšējā gada pārskata gadā darba ņēmējiem aprēķinātās bruto samaksas, tad šie izdevumi tiek uzskatīti par saimnieciskās darbības izdevumiem. Ja šī pasākuma izdevumi kopā ar citiem reprezentācijas un personāla ilgtspējas pasākumu izdevumiem šajā gadā pārsniedz 5% ierobežojumu, tad tie tiek uzskatīti par ar saimniecisko darbību nesaistītiem izdevumiem un tiek aplikti ar UIN. Izdevumi, kas attieksies uz darbinieka ģimenes locekļiem, nav saistīti ar saimniecisko darbību un ir apliekami ar UIN,” skaidro M. Drozdova.