Uzņēmumos joprojām līgumi ar darbiniekiem bieži tiek slēgti papīra formātā, darba maiņas plānotas “Excel” tabulās, algas lapiņas sūtītas pa e-pastu vai drukātas uz papīra. Taču e-risinājumi biznesa vadības sistēmā sniedz daudz ērtākas un efektīvākas personāla dokumentu pārvaldības iespējas. Par to, kādas - aplūkosim šajā rakstā.
Kā digitalizēt personāla dokumentus?
Strādājot e-vidē, aktuāls ir jautājums - kā vislabāk digitalizēt personāla dokumentus. No “Excellent Latvia” kā biznesa vadības sistēmu izstrādātāja pieredzes varam ieteikt trīs veidus personāla dokumentu pārvaldībai elektroniskā veidā:
- Papīra formātā sagatavotus un parakstītus dokumentus var digitalizēt un saglabāt biznesa vadības sistēmā
- Datorā sagatavotus dokumentus var saglabāt biznesa vadības sistēmā
- Biznesa vadības sistēma “Standard Books” sniedz iespēju veidot personāla dokumentus uzreiz programmatūrā - “Excellent” personāla pašapkalpošanās portālā, kur tie arī būs saglabāti un pārskatāmi pieejami
Papīra dokumentu digitalizācija
Ja uzņēmumam līdzšinējie dokumenti ir veidoti papīra formātā un parakstīti ar roku, tad ērtākai dokumentu pieejamībai ikdienas darbā tos var digitalizēt (piemēram, ieskenēt vai nofotografēt) un saglabāt biznesa vadības sistēmā. Dokumenti droši glabāsies mākonī. Tādējādi tie būs digitāli pieejami biznesa programmatūrā un nebūs ikreiz jāmeklē papīra dokumentu mapēs. Tas palīdzēs ietaupīt laiku, un nepieciešamības gadījumā dokuments būs pieejams arī vairākiem darbiniekiem.
Datorā sagatavotu dokumentu izmantošana biznesa programmatūrā
Ja dokumenti tiek sagatavoti ārpus biznesa vadības sistēmas vienkārši kā elektroniski dokumenti, tos ir iespējams saglabāt biznesa vadības sistēmā. Piemēram, uzņēmuma paraksttiesīgais pārstāvis var parakstīt dokumentu ar drošu e-parakstu un nosūtīt darbiniekam parakstīt ar e-parakstu. Pēc tam šo dokumentu (piemēram, līgumu) var saglabāt vienuviet biznesa vadības sistēmā, kur tas būs pieejams nepieciešamajam cilvēku lokam.
Biznesa vadības sistēmā “Standard Books” šādi izveidotus e-dokumentus ir iespējams pievienot sistēmā darbinieka kartiņā kā pielikumus. Tādējādi visi ar attiecīgo darbinieku saistītie dokumenti (līgumi, rīkojumi u.c.) ir ērti pieejami un ātri atrodami gan uzņēmuma vai struktūrvienības vadītājam, gan pašam darbiniekam, ietaupot laiku un vietu, kā arī samazinot riskus, jo tos nav nepieciešams glabāt un meklēt papīra dokumentu mapēs.
Tomēr jāņem vērā, ka katra dokumenta sagatavošana prasa cilvēku darbu, laiku un var rasties arī kļūdas. Salīdzinot ar iespēju veidot dokumentus uzreiz sistēmā no sagatavēm, šis risinājums ir lēnāks.
Dokumentu veidošana personāla pašapkalpošanās portālā
Lai darbs būtu ērtāks, biznesa vadības sistēmā “Standard Books” ir izveidots speciāls “Excellent” personāla pašapkalpošanās portāls. Tajā līdztekus citām iespējām personāla vai struktūrvienību vadītājiem ir iespēja izveidot dokumentus jau no sagatavēm un turpat sistēmā arī nosūtīt darbiniekam. Pēc tam dokumentu iespējams arī saglabāt sistēmā.
- Pašapkalpošanās iespējas darbiniekiem
Nereti personāla speciālistiem diezgan daudz laika nākas veltīt uzziņu informācijas sniegšanai darbiniekiem - kāds ir maiņu grafiks, cik atvaļinājuma dienas vēl ir palikušas neizmantotas u.tml. Šādas uzziņu funkcijas lieliski var pildīt personāla pašapkalpošanās portāls, kur darbinieki jebkurā sev ērtā laikā paši var paskatīties nepieciešamo informāciju. Savukārt personālvadības speciālisti var atvēlēt vairāk laika dažādu personāla vadības un motivācijas aktivitāšu īstenošanai, kas sniedz lielāku pievienoto vērtību.
Piemēram, biznesa vadības sistēmā “Standard Books” “Excellent” personāla pašapkalpošanās portāls ievērojami atvieglo dažādus personālvadības procesus - automatizē pieprasījumu un dokumentu apstrādi, kā arī vadītājiem un darbiniekiem ir ērti pieejama nepieciešamā informācija.
Katrs darbinieks pats portālā var paskatīties, kāds ir aprēķinātais atalgojums, aktuālais darba grafiks, kavējumi, neizmantotās atvaļinājuma dienas, kā arī apskatīt noslēgo darba līgumu. Tajā ir iespēja arī pieteikt ikgadējo atvaļinājumu, bērna kopšanas atvaļinājumu vai citu plānotu prombūtni. Portālam iespējams pieslēgties no datora vai viedierīces jebkurā laikā.
- Vadītājiem un grāmatvežiem - ērtai darba organizēšanai
Vadītājiem portālā pieejama informācija par darbiniekiem dažādos griezumos. Tajā ir pārskatāmi maiņu grafiki sadalījumā pa departamentiem vai amatiem, lai automātiski veidotu laika uzskaites tabeles un algu aprēķinus pēc nostrādāto stundu skaita. Turklāt grafikā tiek ņemtas vērā arī brīvdienu un nakts stundu likmes, kā arī prombūtnes. Līdz ar to darba tabeles vairs nav nepieciešams veidot “Excel” tabulās un pēc tam manuāli ievadīt datus sistēmā, lai aprēķinātu algas. Datus par nostrādāto darba laiku iespējams arī importēt no citām sistēmām, kā piemēram, LMT EDLUS, kas aktuāli būvniekiem un citiem ar šo nozari saistītiem uzņēmumiem.
Tāpat ir ērti pieejama detalizēta informācija par katru darbinieku, sagatavotie un noslēgtie darba līgumi, kā arī iespēja veidot līgumus un rīkojumus, darba maiņu plānus, izdrukāt personificētus līgumus no portāla, automātiski ievietojot darbinieka informāciju u.c. Pieejams arī pārskatāms uzdevumu saraksts ar dokumentiem, ko vadītājam nepieciešams apstiprināt.
Ērtāka dokumentu apstiprināšana
Iespēja elektroniski apstiprināt dokumentus (personāla dokumentus, rēķinus, piedāvājumus, pasūtījumus u.c.) ir būtiska priekšrocība. Ja papīra dokumentus apstiprināšanai nākas fiziski nest vai sūtīt vairākiem cilvēkiem, tad elektroniskā apstiprināšana sistēmā notiek daudz raitāk un vienkāršāk, ietaupot jūsu laiku. Turklāt pēc tam var arī pārbaudīt gan katru apstiprinājumu, gan arī komentārus, ja tādi radušies.
Uzņēmums pieejas tiesības pašapkalpošanās portālam var piešķirt vairākiem cilvēkiem atkarībā no tā, kas darba vajadzībām ir nepieciešams. Piemēram, veikala vai departamenta vadītājam, kas saviem darbiniekiem veido rīkojumus, būs viena veida pieejas tiesības. Savukārt darbiniekiem var piešķirt cita veida pieejas tiesības, kas sniedz viņiem iespēju iepazīties ar nepieciešamo informāciju, kā arī apstiprināt dokumentus sistēmā. Tādējādi tos nav nepieciešams drukāt un sūtīt fiziski vai pa e-pastu.
Kā ar parakstiem?
Attiecībā uz parakstiem noteikti jāskatās, kuriem dokumentiem atbilstoši likumam paraksts ir nepieciešams un kuriem tas nav vajadzīgs.
Daudziem rīkojumiem atbilstoši likumam parakstus nemaz nevajag - pietiek nosūtīt darbiniekam iepazīties ar dokumentu un redzēt apstiprinājumu, ka viņš to ir izdarījis. Šādus dokumentus ir iespēja nosūtīt sistēmā darbiniekiem apstiprināšanai. Uzņēmuma iekšējās kārtības noteikumos attiecīgi atrunā, kādu informāciju var apstiprināt sistēmā un kādai nepieciešams darbinieka paraksts. Šādi dokumenti, ar kuriem darbiniekam jāiepazīstas, ir, piemēram, darba laika izmaiņas, iekšējās kārtības noteikumi u.tml.
Ir dokumenti, kā piemēram, līgumi, kam atbilstoši likumam ir nepieciešams darbinieka paraksts. Tāpat paraksts nepieciešams tādiem dokumentiem, kur nepietiek ar to, ka darbinieks ir ar to iepazinies, bet ir nepieciešama arī viņa piekrišana (piemēram, algas izmaiņas).
Šajos gadījumos darbinieks var saņemt attiecīgo dokumentu personāla pašapkalpošanās portālā, parakstīt to ar e-parakstu un attiecīgi saglabāt nepieciešamajā dokumentu sadaļā, kas ir pieejama arī personāla un/vai struktūrvienības vadītājam. Dokumentu plūsma drukātā veidā nav nepieciešama. Tas viss var notikt elektroniski biznesa vadības sistēmā.
Saziņa dažādās valodās un vairākās valstīs
Ja bizness ir starptautisks, un darbs veicams dažādās valodās un pat vairākās valstīs, arī tad uzņēmums vai tā grupa var izmantot vienu centrālo biznesa vadības sistēmu.
“Standard Books” gadījumā programmatūras saskarne ir pieejama latviešu, angļu un krievu valodās. Bet veidot dokumentus un rakstveidā sazināties sistēmas ietvaros (komentāri, e-pasti) ir iespējams jebkurā pasaules valodā. Savukārt “Excellent” personāla pašapkalpošanās portāls pašlaik pieejams latviešu, angļu un igauņu valodās.
Saziņai un sarakstei personāla pašapkalpošanās portālā - dokumentu saskaņošanai, labošanai, apstiprināšanai - uzņēmums var piesaistīt vairākus cilvēkus. Viņu sniegtie komentāri arī saglabāsies dokumenta vēsturē.
Jāņem vērā, ka Latvijas programmatūras versijai algas aprēķins grāmatvedības modulī ir veidots atbilstoši Latvijas likumu prasībām. Praksē redzam, ka bieži starptautiskiem uzņēmumiem grāmatvedībai un algas aprēķinam ārvalstīs tiek izmantots kāds atbilstoši speciālizējies vietējais uzņēmums, bet visu pārējo darbinieki dara “Standard Books” programmā. Dokumentu sagatavošanu, apmaiņu, labošanu, apstiprināšanu, saglabāšanu, arhivēšanu - to visu var veikt vienā centrālajā biznesa programmatūrā.
Lai uzzinātu vairāk par personāla dokumentu digitalizācijas iespējām, to pārvaldību e-vidē vai personāla pašapkalpošanās portālu - droši sazinieties ar mums, “Excellent Latvia”!
“Excellent Latvia” kontakti:
- Pieteikties bezmaksas konsultācijai: www.excellent.lv
- Tel. +371 67505060
- E-pasts: info@excellent.lv
