Savs e-veikals vai sadarbība ar tirdzniecības platformām tagad ir teju ikvienam uzņēmumam. Taču pats e-veikals jeb tas, ko redz klienti, ir tikai aisberga redzamā puse. Vislielākā un arī sarežģītākā daļa ir, kā nodrošināt e-veikala darbību, kas ietekmē arī klientu servisu. Lielu daļu no šī darba iespējams automatizēt.
Šajā rakstā pastāstīsim par uzņēmuma “Flyte” pieredzi, kā tas meklēja un mainīja sistēmas, lai atrastu labāko risinājumu efektīvai e-komercijas nodrošināšanai.
“Flyte” – skandināvu interjera priekšmetu ražotājs un tirgotājs
“Flyte” ir uzņēmumu grupa, kas izstrādā, ražo un pārdod skandināvu interjera dizaina priekšmetus, eksportējot tos uz daudzām pasaules valstīm. Uzņēmuma galvenais birojs ir Latvijā, kur arī tiek vadīti visi grupas procesi – no ražošanas, mārketinga, pārdošanas līdz pat preces nonākšanai pie klienta. Šeit tiek nodrošināts arī preču serviss.
Preces realizācija notiek ar e-komercijas palīdzību, ar sadarbības partneru jeb distributoru palīdzību, kā arī pateicoties B2B sadarbībai ar veikaliem. Tas uzņēmumam ir palīdzējis būt elastīgam, pielāgoties pandēmijas situācijai un augt arī tās laikā.
“Flyte” vadītāja Milana Dvoranovska stāsta, ka sākumā e-komercijas nodrošināšanai uzņēmumā bija vairāki procesi: e-veikala pasūtījumu apstrādei, preces pasūtīšanai noliktavā, grāmatvedībai u.c. Lai tos nodrošinātu, “Flyte” izmantoja astoņas interneta vidē bāzētas sistēmas.
Sākumā bija 8 sistēmas un manuāla datu ievadīšana
“Iepriekš mēs strādājām un visu pārvaldījām, izmantojot 4 sistēmas katrā reģionā – kopumā 8 sistēmas. Strādājot ar tik dauzām sistēmām, vadības līmenī tas radīja virkni problēmu. Lēmumu pieņemšana, kurai jābūt balstītai uz konsolidētiem datiem, notika stipri lēnāk, jo vajadzēja iegūt un apkopot datus no vairākām sistēmām, kas radīja daudz kļūdu,” stāsta M. Dvoranovska.
Tā kā procesi bija vairāki, to administrēšanai bija vajadzīgs arī vairāku cilvēku manuāls darbs datu ievadīšanai no vienas sistēmas citā. Uzņēmumā bija divi pilna laika asistenti, kas nodarbojās tikai ar datu kopēšanu.
“Kad tika saņemts pasūtījums e-veikalā, mums nācās katru dienu informāciju par produktu un piegādes adresēm eksportēt uz programmu “Excel”. Lai pasūtījuma datus ievadītu noliktavu sistēmā, ekselī to nācās labot uz tādu formātu ar vairākiem artikuliem, ko noliktavu sistēma saprastu. Tā kā pasūtītāju katru dienu daudz, šis darbs aizņēma daudz laika. Paralēli dati bija jāievada arī grāmatvedības sistēmā. Un tur nāca palīgā mūsu asistents, kurš katru dienu manuāli ievadīja datus par katru pasūtījumu un klientu - vai viņš bija Āzijā vai Krievijā, vai Eiropā. Viņam nācās ievadīt manuāli katru vārdu un uzvārdu, adresi, telefonu, visu informāciju par pasūtītajiem produktiem un iegrāmatot to,” atceras “Flyte” vadītāja.
Mērķis - visus procesus pārvaldīt vienā biznesa vadības sistēmā
Lai samazinātu manuālo darbu un uzlabotu procesus, “Flyte” nolēma meklēt biznesa vadības sistēmu, kurā varētu apvienot visas sistēmas.
“Integrācijas valoda bija viens no galvenajiem faktoriem, ko vērtējām, kad kopā ar grāmatvedi analizējām, kuru sistēmu izvēlēties,” atceras Milana Dvoranovska, “Izvēlējāmies biznesa vadības sistēmu “Standard ERP”, jo tās integrācijas iespējas ir pietiekami plašas. Mums ir ļoti labs servisa partneris “Burti”, kas palīdz integrēt un pielāgot sistēmas atbilstoši mūsu biznesa specifikai. ”
Vienuviet redzams, kas notiek e-veikalā un noliktavās
“Standard ERP” sistēma uzņēmumā “Flyte” ir saintegrēta ar citām uzņēmuma sistēmām, tostarp “Shopify” internetveikalu, noliktavām, grāmatvedību u.c. Tas ļauj redzēt un vadīt visus uzņēmuma procesus vienuviet. Viss, kas notiek e-veikalā un noliktavās, atspoguļojas “Standard ERP” sistēmā.
Milana Dvoranovska uzsver, ka “”Standard ERP” integrācija ir kaut kas tāds, kas citās sistēmās nereti nestrādā, jo neintegrējas ar noliktavas sistēmām, kas nav konkrētajos reģionos, vai populārajiem e-veikaliem, kā piemēram, “Shopify””.
Tagad sistēmas ar informāciju apmainās automātiski
“Flyte” vadītāja stāsta, kāds tagad ir process: “Ienāk pasūtījums mūsu e-veikalā, automātiski notiek sinhronizācija ar “Standard ERP” sistēmu, un tajā parādās pasūtījumi. Cilvēks iesaistās un pārbauda tikai tos gadījumus, kad “Shopify” ziņo par kādiem riska faktoriem. Pārējos gadījumos informācija automātiski aiziet līdz noliktavai. “Standard ERP” apstrādā pasūtījumus, caur API nodod informāciju noliktavas sistēmai, tā nodod uz apstrādi, kurjers paņem preci no noliktavas, iedod pasūtījuma izsekošanas numuru, un mūsu sistēmā parādās un iegrāmatojas nosūtīšana.”
Uzņēmums “Flyte” biznesa vadības sistēmā “Standard ERP” izmanto realizācijas, piegādātāju, finanšu, CRM, cenošanas, noliktavas u.c. moduļus. Izvērtē arī ražošanas moduļa pievienošanu. Šobrīd “Flyte” ir procesā, lai uz šo biznesa vadības sistēmu pārietu arī uzņēmums ASV. Tādējādi vienotā sistēmā būs integrēti 2 internetveikali un 3 noliktavas.
Izvairīties no manuāla un neefektīva darba
“Mūsu plāns ir visos tirgos strādāt caur vienu sistēmu, lai tajā redzam datus no visiem e-veikaliem, noliktavām un redzam konsolidēti gan finanšu, gan vadības atskaites. Tas ir galvenais mērķis - izvairīties no manuāla un neefektīva darba, kopēšanas ekseļos un optimizēt mūsu procesus. Ejam uz vienotu sistēmu un vienotām atskaitēm. Tas palīdzēs gan grāmatvedim, gan mums kā vadībai, gan mārketinga analīzei,” saka uzņēmuma vadītāja.
Kopš “Flyte” izmanto uzņēmuma vadības sistēmu “Standard ERP”, viena no asistentēm izauga par loģistikas vadītāju. Viņa pārvalda uzņēmuma inventūru visā pasaulē, optimizē noliktavas un piegādes izmaksas. Milana uzsver, ka šobrīd ne tikai finanses, bet arī procesu pārvaldība, īpaši loģistikas un vērtību ķēdes pārvaldība, ir ļoti svarīga, lai uzņēmums izdzīvotu un būtu veiksmīgs.
Īsāks ceļš pie klienta
Milana atzīst, ka, līdz ar vienotas biznesa vadības sistēmas ieviešanu, ir saīsinājies produkta ceļš pie klienta – no pasūtījuma veikšanas līdz produkta saņemšanai.
“Pats klients vabūt to tik ļoti neizjūt, jo vienmēr esam centušies 2-3 dienu laikā nogādāt pasūtījumu Eiropā un līdz nedēļai, ja tas ir ārpus Eiropas. Bet tas noteikti noņem ļoti lielu stresa slogu no darbiniekiem, lai to paveiktu. Manuāli apstādāt pasūtījumus un nodrošināt 3 dienu piegādi klientiem – tas ir ļoti liels stress vairākiem darbiniekiem. Un, manuprāt, nevajadzīgs stress, ja to var automatizēt un izdarīt ar sistēmas palīdzību.”
Uzziniet vairāk par biznesa vadības sistēmām “Standard Books” un “Standard ERP” “Excellent Latvia” mājaslapā! Tajā varat pieteikties arī konsultācijai un bezmaksas izmēģinājumam.
Vairāk par uzņēmuma “Flyte” pieredzi procesu uzlabošanā skatieties videointervijā ar Milanu Dvoranovsku.
