Uzņēmumi arvien vairāk savus biznesa procesus – klientu apkalpošanu, sadarbību ar partneriem un piegādātājiem, loģistiku – organizē digitāli. Digitāli – tas nozīmē ātrāk, ērtāk, pārskatāmāk – ja vien digitālos procesus esam izveidojuši, nevis dublējot analogo vidi un procesus, bet gan pilnveidojot tos un izslēdzot liekas darbības, ko iespējams automatizēt.
Kā nedublēt analogo vidi?
Ar dokumentu eParakstīšanu lielākoties uzņēmēji ir veiksmīgi tikuši galā, ieviešot un izmantojot dokumentu vadības sistēmas vai, piemēram, portālu eParaksts.lv, kas ļauj dokumentus koplietot un parakstīt, nepārsūtot dokumentu neskaitāmas reizes. Ko tas mums devis, un kā samazinājis darbību skaitu?
Kad uzņēmuma vadītājam vai jebkuram citam darbiniekam nepieciešams slēgt divpusēju, trīspusēju vai pat piecpusēju vienošanos, tad papīra formātā vienošanās vai līgums ir jāsagatavo tik eksemplāros, cik puses paraksta, un uz katra no tiem ir nepieciešami visu iesaistīto pušu paraksti. Elektroniskajā vidē tas jau ir krietni vienkāršāk – tiek sagatavots dokuments vienā eksemplārā, un visas iesaistītās puses to paraksta. Šeit ir būtiski, ka visām iesaistītajām pusēm dokuments ir jāparaksta vienā elektronisko dokumentu formātā (eDoc, PDF vai ASiC-E). Pēc tam, kad dokuments ir parakstīts, atliek to izplatīt visām iesaistītajām pusēm un katra no šīm dokumenta kopijām tiek uzskatīta par orģinālu.
Bet vai tiešām vienmēr nepieciešams paraksts? Digitāli iespējams veidot virkni procesu, kur dokumentu apriti iespējams organizēt automatizēti, arī bez paraksta, jo dokuments nepauž kādas personas gribu un nerada saistības, bet gan apliecina tajā fiksēto datu un informācijas patiesumu, nemainīgumu un piederību konkrētai organizācijai. Piemēram, analīžu rezultāti, mērījumu rezultāti, apstiprinājums par veiktu maksājumu, uzmērīšanas lietas u.c. šāda veida dokumenti, kuru saņēmējam ir būtiska dokumentā fiksētā informācija un uzticamība tai, kā arī iespējas trešajai pusei pierādīt dokumenta autentiskumu un izcelsmi.
Liekam lietā eZīmogu!
Šādās situācijās organizācijas var izmantot eZīmogu. Tas tiek izsniegts tikai juridiskām personām – iestādei vai organizācijai. Dokumentam pievienots organizācijas eZīmogs apliecina šī dokumenta satura nemainīgumu, piederību organizācijai (izcelsmi), kā arī uzrāda precīzu tā pievienošanas laiku.
eZīmogu iespējams izmantot dažādos veidos, piemēram, kad nepieciešams apstiprināt sensitīvu informāciju, piemēram medicīnas datus vai finanšu pārskatus, nodrošinot ,ka saņēmējs pilnībā var uzticēties saņemtajiem datiem un uz šādi iesniegtiem pierādījumiem var nodrošināt savu pakalpojumu, piemēram, balstoties uz bankas apzīmogotu finanšu pārskatu, piešķirt kredītu. Ar eZīmogu apstiprināti dokumenti nākotnē var tikt iesniegti arī kā pierādījums tiesā. Tāpat ar to var apzīmogot rēķinus vai maksājuma izrakstus, kur saņēmējs var pārliecināties, ka rēķinu sagatavojusi konkrētā organizācija konkrētajā datumā, un svarīgākais, ka datus pēc tam nevar mainīt, kas ļauj pasargāt gan organizāciju, gan otru pusi no krāpšanas gadījumiem.
Svarīgi atcerēties, ka eZīmogs neaizstāj uzņēmuma vai iestādes pārstāvja parakstu. Ar eZīmogu organizācija apliecina, ka tā uzlikšanas brīdī tās rīcībā bija dokumentā iekļautā informācija. Ar eZīmogu uzņēmums vai iestāde var apliecināt izziņas, izrakstus no informācijas sistēmām, reģistriem, sertifikātus, apliecības u.c. dokumentus par jau notikušo. Ar dokumentam pievienotu eZīmogu nevar nodibināt, mainīt vai izbeigt juridiskās saistības. Arī elektroniski apzīmogoti dokumenti var tikt saglabāti tādā pašā elektronisko dokumentu formātā (eDoc, PDF vai ASiC-E) kā paraksts, taču paraksta zonā tiek attēlots elektroniskais zīmogs, kas iekļauj organizācijas nosaukumu un reģistrācijas numuru, kā arī laika zīmogu, kas apliecina precīzu dokumenta parakstīšanas laiku.
Latvijā kvalificētu eZīmoga sertifikātu nodrošina vienīgais Latvijā reģistrētais uzticamības pakalpojumu sniedzējs – valsts akciju sabiedrība "Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs" (LVRTC).
Kā darbojas eZīmogs?
Ir pieejami divu veidu eZīmogi:
- paredzēts ievietošanai drošā šifrēšanas iekārtā;
- pieejams viedkartē.
Lai nodrošinātu iespēju organizācijām izmantot eZīmogošanas iespējas klientu risinājumos, piemēram, ieviešot parakstīšanu un eZīmogošanu organizācijas dokumentu vadības sistēmā vai klientu pašapkalpošanās portālā, LVRTC piedāvā plašu bezmaksas integrācijas risinājumu klāstu, kas vienkāršā un ērtā veidā izstrādātājiem nodrošinātu iespēju ieviest savos risinājumos visas darbam ar elektroniski parakstītiem dokumentiem svarīgās funkcionalitātes.
Savukārt uzņēmumiem, kuriem dokumentu aprite tiek nodrošināta bez dokumentu vadības sistēmas, aicinām izmantot eZīmogu viedkartē, kas no lietošanas viedokļa ir identiska dokumentu parakstīšanai ar eID karti.
Ja radās interese par eZīmogu un jau redzi, kā vari automatizēt uzņēmuma procesus, raksti uz eparaksts@eparaksts.lv un palīdzēsim atrast atbilstošāko risinājumu!
