Grāmatvedības attaisnojuma dokumentus un preču piegādes dokumentus drīkst sagatavot arī elektroniski, tādējādi taupot uzņēmuma darbaspēka resursus, finanšu līdzekļus un nodrošinot efektīvāku un ātrāku informācijas apmaiņu starp sadarbības partneriem, atgādina Valsts ieņēmumu dienests (VID).
Sagatavojot elektroniskā formā attaisnojuma dokumentus un preču piegādes dokumentus, jāievēro grāmatvedības jomu reglamentējošo normatīvo aktu un Elektronisko dokumentu likuma prasības.
Būtiski ir atcerēties, ka elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir
- drošs elektroniskais paraksts
- vai elektroniskais paraksts un puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu elektronisko parakstu.
Elektroniski sagatavojot, preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja darījuma puses (preču nosūtītājs un preču saņēmējs) to apliecinājušas (autorizējušas) kārtībā, kāda noteikta preču nosūtītāja un preču saņēmēja noslēgtajā līgumā par elektronisko datu apmaiņu un tās formātu.
Tāpat VID atgādina, ka attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību, un, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentu, drīkst veikt ierakstus grāmatvedības reģistros. Savukārt preču piegādes dokuments ir dokuments, kurš apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu. Preču piegādes dokumentu izmanto, lai noteiktu preču izcelsmi un piederību preču saņemšanas un izsniegšanas vietās. Ņemot vērā minēto dokumentu atšķirīgo izmantošanas mērķi, ir nianses prasībās, kas jāievēro, tos noformējot.
VID vērš uzmanību uz to, ka preču piegādes darījuma apliecināšanai par preču piegādes dokumentu var izmantot arī attaisnojuma dokumentu, ja tajā norādīti visi preču piegādes dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija.
Tādējādi, ja uzņēmums par preces piegādi ir noformējis attaisnojuma dokumentu, kurā ietverti likumā Par grāmatvedību noteiktie attaisnojuma dokumenta rekvizīti un MK noteikumos Nr.585 Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju noteiktie preču piegādes dokumenta rekvizīti, tad papildus nav jānoformē atsevišķs preču piegādes dokuments.
Papildus minētajam preču piegādes dokumentu var nesagatavot
- lauksaimniecības produkcijas ražotāji par preču – lauksaimniecības produkcijas – izsniegšanu citai uzņēmuma struktūrvienībai vai atbildīgajai personai,
- ja samaksu apliecina kases čeks, kurš noformēts atbilstoši attaisnojuma dokumentam noteiktajām prasībām,
- ja preču pārvietošana notiek, pamatojoties uz starptautiskajiem vai iekšzemes pārvadājuma dokumentiem (piemēram, CMR), kas noformēti atbilstoši normatīvajos aktos noteiktām prasībām.
