Darba devēja apmaksātie darbinieku ēdināšanas, ārstniecības un mobilitātes izdevumi

Valsts ieņēmumu dienests (VID) sagatavojis metodisko materiālu “Darba devēja apmaksātie darbinieku ēdināšanas, ārstniecības un mobilitātes izdevumi”, kurā skaidrots, kas tiek uzskatīts par darbinieku ēdināšanas, ārstniecības un mobilitātes izdevumiem un kādus nodokļu atvieglojumus var izmantot darba devējs, kurš šos izdevumus darbiniekiem apmaksā.

IIN atvieglojums

No iedzīvotāju ienākuma nodokļa (IIN) atbrīvo darba devēja apmaksātos darba koplīgumā noteiktos darbinieka ēdināšanas, ārstniecības un mobilitātes izdevumus, ja:

• visu darbinieku izdevumu apmērs (to kopsumma) gadā nepārsniedz apmēru, kas iegūts, reizinot vidējo darbinieku skaitu ar 700 eiro;
• darba devējs izpilda konkrētus nosacījumus.

IIN atvieglojuma maksimālais – visu darbinieku izdevumu kopējais – apmērs gadā (nevis konkrēts apmērs uz vienu darbinieku) noteikts, lai darba devējs varētu rīkoties elastīgi un veicināt darbinieku mobilitāti plašāk pēc saviem ieskatiem un konkrētu darbinieku vajadzībām.

Vidējo darbinieku skaitu aprēķina saskaņā ar Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumu. Izmanto vidējo darbinieku skaitu, kurš norādīts VID iesniegtajā gada pārskatā, kas sagatavots par pirmstaksācijas gadu.

Piemērs

Darba devējs ir noslēdzis darba koplīgumu, kurā ir paredzēts, ka darba devējs sedz darbinieka izdevumus (atkarībā no konkrētā darbinieka vajadzībām): darbinieka ēdināšanas, ārstniecības izdevumus, izdevumus, kas saistīti ar darbinieka pārcelšanos uz citu dzīvesvietu, izmitināšanas izdevumus, transporta izdevumus – sabiedriskā transporta biļetes un degvielas izdevumus, lai darbinieks nokļūtu no dzīvesvietas uz darbu un no darba uz dzīvesvietu.

VID iesniegtajā gada pārskatā par 2024.gadu norādītais vidējais darbinieku skaits – seši darbinieki.

IIN atvieglojuma kopējais apmērs, ko darba devējs var piemērot 2025.gadā: 6 x 700 EUR = 4200 EUR.

Gada ietvaros darba devējam ir jāseko līdzi, lai tiktu ievērots visu darbinieku izdevumu kopējais apmērs.

Nosacījumi atvieglojuma piemērošanai

Lai piemērotu IIN atvieglojumu, jāizpildās šiem nosacījumiem:

• visu darbinieku izdevumi nepārsniedz 5% no darba devēja gada kopējā bruto algu fonda;
• nodarbina vismaz sešus darbiniekus;
• nav nodokļu (nodevu) parādu (tajā skaitā valsts sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu parādu), kas kopsummā pārsniedz 150 eiro. Darba devējam, kuram pirmstaksācijas gada 15.decembrī ir nodokļu saistības, kas ar VID lēmumu ir pagarinātas, sadalītas termiņos, atliktas vai atkārtoti sadalītas termiņos vai attiecībā uz kurām ir noslēgts vienošanās līgums, ir piemērojams noteiktais atbrīvojums no IIN – darbinieku ēdināšanas, ārstniecības un mobilitātes izdevumiem;
• darba devējs ar tādu kompetentas institūcijas lēmumu vai tiesas nolēmumu, kas stājies spēkā un kļuvis nepārsūdzams, pēdējo divu taksācijas gadu laikā nav atzīts par vainīgu pārkāpumā, kurš izpaužas kā:
  • viena vai vairāku tādu valstu pilsoņu vai pavalstnieku nodarbināšana, kuri nav Eiropas Savienības (ES) dalībvalstu pilsoņi vai pavalstnieki, ja tie ES dalībvalstu teritorijā uzturas nelikumīgi;
  • personas nodarbināšana bez rakstveidā noslēgta darba līguma, ja nodokļu normatīvajos aktos noteiktajā termiņā nav iesniegtas ziņas par darba ņēmēja statusa iegūšanu;
  • darbā notikuša nelaimes gadījuma neizmeklēšana atbilstoši normatīvo aktu prasībām vai slēpšana, ja šī nelaimes gadījuma rezultātā nodarbinātajam radušies smagi veselības traucējumi vai iestājusies nāve;
• ir veicis saimniecisko darbību vismaz vienu pilnu kalendāra gadu pirms taksācijas gada, kurā uzsāk atbrīvojuma piemērošanu attiecībā uz darbiniekiem;
• nav pasludināts maksātnespējas process, nav apturēta tā saimnieciskā darbība vai tas netiek likvidēts;
• uzglabā attiecīgos izdevumus apliecinošus ārējos attaisnojuma dokumentus.

Koplīguma esība ir obligāta atbrīvojuma piemērošanai.

Ja netiek izpildīti nosacījumi, izmaksu summa ir iekļaujama ar uzņēmumu ienākuma nodokli apliekamajā bāzē pārskata gada pēdējā mēneša deklarācijā kā ar saimniecisko darbību nesaistīti izdevumi.

Ja darba devējs piemērojis saviem darbiniekiem noteikto IIN atbrīvojumu, bet vairs neizpilda kādu no nodokļu atbrīvojumam noteiktajiem kritērijiem, tad atbrīvojumu piemēro no gada sākuma līdz mēnesim, kurā darba devējs atbrīvojuma piemērošanai noteiktos kritērijus ir izpildījis (proporcionāli mēnešu skaitam).

Atbrīvojumu nepiemēro, ja darba devējs ir:

• valsts;
• pašvaldība;
• publiska persona;
• publiski privātā kapitālsabiedrība.

Likums “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” (likums par IIN) nosaka atvieglojuma lielumu gadā un nosacījumus, lai to piemērotu. Darba devējs koplīgumā nosaka, kādus darbinieka izdevumus (atkarībā no konkrētā darbinieka vajadzībām) sedz darba devējs.

Darba devējs:

• nosaka kārtību, kādā sedz koplīgumā noteiktos darbinieka izdevumus;
• seko līdzi, lai tiktu ievērots noteiktais visu darbinieku izdevumu kopējais apmērs;
• uzglabā attiecīgos izdevumus apliecinošos ārējos attaisnojuma dokumentus atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām prasībām;
• nosaka izdevumu uzskaites kārtību;
• uzskaita visu darbinieku kopējos izdevumus, lai ievērotu noteiktā atvieglojuma maksimālo apmēru;
• iesniedz VID paziņojumu par fiziskajai personai izmaksātajām summām par darba devēja apmaksātajiem darba koplīgumā noteiktajiem darbinieka ēdināšanas, ārstniecības izdevumiem, izdevumiem, kas saistīti ar darbinieka pārcelšanos uz citu dzīvesvietu, izmitināšanas un transporta izdevumiem, izdalot informāciju atsevišķi par katru no šiem izdevumu veidiem.

Ārējie attaisnojuma dokumenti IIN atbrīvojuma  piemērošanai:

• dokumenti, no kuriem var iegūt viennozīmīgi skaidru un nepārprotamu informāciju par to, kādus izdevumus darba devējs ir apmaksājis darbiniekam, kā arī varētu pārbaudīt, vai darba devēja faktiski apmaksātie darbinieka izdevumi atbilst likuma par IIN 8.panta 15.daļā minēto izdevumu tvērumam;
• nodrošina iespēju grāmatvedības jautājumos trešajai kvalificētajai personai nepārprotami identificēt saimnieciskā darījuma būtību un izsekot tā norisi;
• nodrošina informāciju, kas nepieciešama, lai darba devējs varētu iesniegt VID paziņojumu par fiziskajai personai izmaksātajām summām par darba devēja apmaksātajiem darba koplīgumā noteiktajiem darbinieka ēdināšanas izdevumiem, ārstniecības izdevumiem, izdevumiem, kas saistīti ar darbinieka pārcelšanos uz citu dzīvesvietu, izmitināšanas izdevumiem un transporta izdevumiem.

Konta izraksts ir izmantojams tikai kā attaisnojuma dokuments maksājumu atspoguļošanai grāmatvedības reģistros.

Darbinieku ēdināšanas, ārstniecības un mobilitātes izdevumi

Būtiski, lai:

• būtu ievērots likumā noteiktais atbrīvojuma maksimālais apmērs (limits);
• izdevumu segšana būtu atrunāta koplīgumā;
• uzņēmumā būtu noteikta šāda veida izdevumu segšana (piemēram, iekšējā kārtība);
• ir izdevumus apliecinoši ārējie attaisnojuma dokumenti.

Ārstniecības izdevumus, ko ir apmaksājis darba devējs, darbinieks nevar iekļaut gada ienākumu deklarācijā IIN attaisnotajos izdevumos par medicīnas un ārstniecisko pakalpojumu izmantošanu.

Paziņojuma iesniegšana VID

Darba devējs iesniedz VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā paziņojumu par fiziskajai personai izmaksātajām summām līdz nākamā gada 1.februārim neatkarīgi no tā, vai darba attiecības pastāvējušas līdz gada beigām.

Ar šo ienākuma veida kodu paziņo neapliekamā ienākuma daļu.