Saskaņā ar Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.584 “Kases operāciju uzskaites noteikumi” (MK noteikumi Nr.584) 8.punktu, ja uzņēmums saņem no personas tādu skaidrās naudas maksājumu, uz kuru neattiecas normatīvajos aktos, kas nosaka nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanu, minētās prasības (piemēram, darbinieks iemaksā uzņēmuma kasē skaidro naudu kā saņemtā avansa pārpalikumu), katram šādam maksājumam sagatavo atsevišķu kases ieņēmumu orderi, ar kuru saskaņā iemaksā naudu kasē un izdara ierakstu kases grāmatā.
Savukārt atbilstoši MK noteikumu Nr.584 8.1punktam iestāde, kura tiek finansēta no pašvaldības budžeta, var nepiemērot šo noteikumu 8.punktā minēto prasību par atsevišķa kases ieņēmumu ordera sagatavošanu, ja, saņemot skaidrās naudas maksājumu par attiecīgās iestādes administrētu nodokli, nodevu vai maksas pakalpojumu, ievēro 8.1 1.apakšpunktā noteiktos nosacījumus, proti, kases ieņēmumu ordera vietā sagatavo citu attiecīgās iestādes vadītāja izvēlētu dokumentu, kas apliecina skaidrās naudas maksājumu un kurā norādīti šo noteikumu 14.punktā (izņemot 14.8.apakšpunktu) minētie rekvizīti. Fiziskai personai, kura neveic saimniecisko darbību, šo noteikumu 14.3.apakšpunktā minētos rekvizītus dokumentā norāda pēc tās pieprasījuma.
MK noteikumu Nr.584 36.punktā noteikts, ka šo noteikumu 8.punktā un 8.1 1.apakšpunktā minētajā gadījumā par saņemto skaidrās naudas maksājumu kasieris maksātājam izsniedz kases ieņēmumu ordera (iestādē, kura tiek finansēta no pašvaldības budžeta, – kases ieņēmumu ordera vietā sagatavota cita dokumenta, kas apliecina skaidrās naudas maksājumu) kopiju, norakstu vai kvīti, kurā norādīti attiecīgi šo noteikumu 14.punktā vai 8.1 1.apakšpunktā minētie rekvizīti un kuru apliecina ar zīmogu (spiedogu, kurā norādīts uzņēmuma vai iestādes nosaukums).
Valsts ieņēmumu dienests informē, ka iestādes, kuras tiek finansētas no pašvaldības budžeta (turpmāk –pašvaldības budžeta iestādes), saņemot no personām skaidrās naudas maksājumus par iestādes administrēto nodokli un/vai nodevu (piemēram, nekustamā īpašuma nodokli, bāriņtiesas valsts nodevas, pašvaldības nodevu par ielu tirdzniecību u.c.) var atkāpties no MK noteikumu Nr.584 8.punktā noteiktās prasības, proti, var nesagatavot atsevišķu kases ieņēmumu orderi par katru skaidrās naudas maksājumu, bet tā vietā var sagatavot iestādes noteiktu skaidrās naudas maksājumu apliecinošu dokumentu.
Uzņēmuma vadītājs, ievērojot attaisnojuma dokumentiem normatīvajos aktos noteiktās prasības, patstāvīgi izvēlas šo dokumentu formu un sagatavošanas veidu, izņemot gadījumus, ja attiecīga attaisnojuma dokumenta noformēšanu vai saturu reglamentē konkrēts normatīvais akts.
Uzņēmuma vadītājs iestādē, kura tiek finansēta no valsts budžeta vai pašvaldības budžeta, valsts vai pašvaldības aģentūrā ir tās vadītājs.
Tādējādi, lai nodrošinātu izsekojamību par katru saņemto skaidrās naudas maksājumu, katras konkrētās pašvaldības budžeta iestādes vadītājam jānosakasavā grāmatvedības uzskaites kārtībā šī cita skaidrās naudas maksājumu apliecinoša dokumenta forma un sagatavošanas veids, kuru, saņemot skaidrās naudas maksājumu (piemēram, maksājumu par nekustamā īpašuma nodokli), sagatavo kases ieņēmumu ordera vietā. Kā arī pašvaldības budžeta iestādes vadītājam jānosaka, kādu veiktās samaksas apliecinājumu izsniegt maksātājam, proti, šī cita skaidrās naudas maksājumu apliecinoša dokumenta kopiju vai norakstu, vai kvīti (piemēram, maksātājam kā vienu no dokumetiem, kas apliecina maksājuma saņemšanu, varētu izsniegt kvīti papīra veidā, kuru reģistrē pašvaldības dokumentu reģistrā, ievērojot secīgu numerāciju).
Ņemot vērā minēto, pašvaldības budžeta iestādes kasieris vai pilnvarotais pārstāvis, saņemot skaidrās naudas maksājumu par iestādes administrētu nodokli un/vai nodevu ārpus iestādes pastāvīgās darbības vietas (struktūrvienības) (piemēram, klientu dzīvesvietās u.tml.), maksātājam var izsniegt kases ieņēmumu ordera vietā sagatavota cita pašvaldības budžeta iestādes noteikta skaidrās naudas maksājumu apliecinoša dokumenta (kurā norādīti attiecīgi MK noteikumu Nr.584 14.punktā vai 8.1 1.apakšpunktā minētie rekvizīti un kuru apliecina ar zīmogu (spiedogu, kurā norādīts uzņēmuma vai iestādes nosaukums)) kopiju, norakstu vai kvīti.
