VID uzziņa par Vispārīgās datu aizsardzības regulas piemērošanu

Valsts ieņēmumu dienests (VID) savā tīmekļa vietnē publicējis uzziņu "Par Vispārīgās datu aizsardzības regulas piemērošanu" (Regula), kas sagatavota pēc tulkošanas pakalpojumu sniedzēja, kura klienti ir gan fiziskās, gan juridiskās personas, pieprasījuma. Iesniedzējs interesējas par klientu personas datu aizsardzības nepieciešamību.

Iesniedzēja jautājumi

Saskaņā ar Regulas 17.pantu (tiesības "tikt aizmirstam") datu subjektam ir tiesības panākt, lai pārzinis bez nepamatotas kavēšanās dzēstu datu subjekta personas datus, un pārziņa pienākums ir bez nepamatotas kavēšanās dzēst personas datus, ja pastāv viens no šajā pantā minētajiem nosacījumiem. Piemēram, iesniedzēja klients pasūta dzimšanas apliecības tulkojumu angļu valodā ar notariālu apliecinājumu. Pēc pasūtījuma izpildes klients samaksā par saņemto pakalpojumu saskaņā ar izrakstīto rēķinu, bet pēc tam  klients pieprasa dzēst tulkojumu, kurā ir iekļauti viņa personas dati.

Iesniedzējs norāda, ka VID, veicot pārbaudes, kā pierādījumus pieprasa dokumentus, kas apliecina, ka darījums tiešām ir noticis, t.i., ka pakalpojums, par ko ir izrakstīts rēķins vai skaidras naudas norēķinu kvīts, tiešām ir sniegts. Šāds pierādījums konkrētajā gadījumā var būt izdarītais tulkojums, kuru klients ir pieprasījis dzēst. Turklāt Iesniedzējam saskaņā ar likuma "Par grāmatvedību" 2. un 10.pantu ir pienākums kārtot grāmatvedību tā, lai varētu konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei, kā arī sistemātiski sakārtot un saglabāt uzņēmuma arhīvā uzņēmuma attaisnojuma dokumentus, grāmatvedības reģistrus, inventarizācijas sarakstus, gada pārskatus un grāmatvedības organizācijas dokumentus. Iesniedzējs secina, ka tādējādi rodas kolīzija starp Regulu un likuma "Par grāmatvedību" 2. un 10.pantu.

Iesniedzējs lūdzis VID sniegt atbildi uz šādiem jautājumiem:

•  ja Iesniedzēja klients (fiziskā vai juridiskā persona) pieprasa dzēst visus šīs personas datus, t.i., izmanto savas Regulā paredzētās tiesības pieprasīt, lai pārzinis bez nepamatotas kavēšanās dzēstu datu subjekta personas datus, vai Iesniedzējam ir tiesības un pienākums bez nepamatotas kavēšanās dzēst šādus personas datus neatkarīgi no likuma "Par grāmatvedību" 2. un 10.pantā noteiktā;
• vai VID piemēros jebkādas sankcijas un / vai citas negatīvās sekas Iesniedzēja gadījumā, ja Iesniedzējs, izpildot Regulas prasības, dzēsīs datu subjekta personas datus, kas iekļauti veiktajā tulkojumā, un attiecīgi nevarēs sniegt šādu tulkojumu pēc VID pieprasījuma kā darījumu apliecinošo dokumentu.

VID uzziņā skaidrotais

Likuma "Par grāmatvedību" 2.panta 1.daļā noteikts, ka grāmatvedībā uzskatāmi atspoguļojami visi uzņēmuma saimnieciskie darījumi, kā arī katrs fakts vai notikums, kas rada pārmaiņas uzņēmuma mantas stāvoklī (saimnieciskie darījumi). Grāmatvedību kārto tā, lai grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par uzņēmuma finansiālo stāvokli bilances datumā, tā darbības rezultātiem, naudas plūsmu noteiktā laikposmā, kā arī konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei. Saskaņā ar likuma "Par grāmatvedību" 7.panta 1.daļu grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentu. Attaisnojuma apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību. Grāmatvedības reģistros drīkst izdarīt ierakstus, tikai pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem.

Atbilstoši Ministru kabineta noteikumu Nr.585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju" 7.punktam uzņēmuma vadītājs, ievērojot attaisnojuma dokumentiem normatīvajos aktos noteiktās prasības, patstāvīgi izvēlas šo dokumentu formu un sagatavošanas veidu, izņemot gadījumus, ja attiecīga attaisnojuma dokumenta noformēšanu vai saturu reglamentē konkrēts normatīvais akts.

Ņemot vērā minēto, Iesniedzējs par veiktajiem saimnieciskajiem darījumiem ir tiesīgs izdarīt ierakstus grāmatvedības reģistros, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem, kuros ietverta informācija par darījumā iesaistīto personu (tajā skaitā personas dati), kas apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību, lai tādējādi grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par uzņēmuma finansiālo stāvokli bilances datumā, tā darbības rezultātiem, naudas plūsmu noteiktā laikposmā, kā arī konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei. Vienlaikus Iesniedzējam ir jānodrošina normatīvajos aktos noteiktā saimniecisko darījumu apliecinošo dokumentu glabāšana

Atbilstoši likuma "Par grāmatvedību" 10.panta 1. un 2.daļā noteiktajam uzņēmuma attaisnojuma dokumentus, grāmatvedības reģistrus, inventarizācijas sarakstus, gada pārskatus un grāmatvedības organizācijas dokumentus sistemātiski sakārto un saglabā uzņēmuma arhīvā. Glabāšanas laiks inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem ir 10 gadi. Savukārt pārējiem attaisnojuma dokumentiem – līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu šā likuma 2.panta prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne mazāks kā 5 gadi.

Saskaņā ar likuma "Par nodokļiem un nodevām" (likums par NN) 15.panta 1.daļas 4.punktu viens no nodokļu maksātāja vispārīgiem pienākumiem ir nodokļu aprēķinu pareizības pierādīšanai uzglabāt finansiālās un saimnieciskās darbības ieņēmumus un izdevumus apliecinošus attaisnojuma dokumentus un citus darbību apliecinošus dokumentus (tajā skaitā jebkādu elektronisku vai papīra dokumentu formā esošu informāciju, kas ietekmē nodokļu aprēķinu un nomaksu) līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu prasības par saimnieciskās un finansiālās darbības norises izsekojamību, bet ne mazāk kā 5 gadus. Izpildot šo pienākumu, nodokļu maksātājs ievēro citu personu tiesības uz privātās dzīves neaizskaramību un fizisko personu datu aizsardzību.

Kā pamatoti norādīts iesniegumā, Iesniedzēja aprakstītajā piemērā veiktais tulkojums ir viens no iespējamiem pierādījumiem, ka darījums tiešām ir noticis. Tādējādi tas ir nodokļu maksātāja darbību apliecinošs dokuments, kura glabāšanas laiks atbilstoši likuma par NN 15.panta 1.daļas 4.punktam ir 5 gadi. Vienlaikus, izpildot minētajā tiesību normā noteikto pienākumu uzglabāt nodokļu maksātāja darbību apliecinošos dokumentus, Iesniedzējam jāievēro citu personu tiesības uz privātās dzīves neaizskaramību un fizisko personu datu aizsardzību.

Atzīstams, ka saskaņā ar Regulu Iesniedzējs konkrētajā situācijā veic personas datu apstrādi.

Izvērtējot Iesniedzēja aprakstīto situāciju, konstatējams, ka Iesniedzējs veic personas datu apstrādi likumīgi, jo Iesniedzēja konkrētajā gadījumā pastāv Regulas 6.panta 1.punkta a), b) un c) apakšpunktā minētais pamatojums personas datu apstrādei.

Iesniedzējs pamatoti norādīja, ka atbilstoši Regulas 17.pantam datu subjektam ir tiesības uz dzēšanu (tiesības "tikt aizmirstam"). Tomēr Regulas 17.panta 1.punktā uzskaitīti nosacījumi, kuriem izpildoties, datu subjektam ir tiesības panākt, lai pārzinis bez nepamatotas kavēšanās dzēstu datu subjekta personas datus, un pārziņa pienākums ir bez nepamatotas kavēšanās tos dzēst.

Savukārt Regulas 17.panta 3.punktā noteikti izņēmuma gadījumi, kādos šā panta 1. un 2.punktu nepiemēro.

Iesniedzēja aprakstītajā situācijā personas datu apstrāde (glabāšana) ir nepieciešama, lai izpildītu juridisku pienākumu, kas noteikts likuma "Par grāmatvedību" 2.pantā un likuma par NN 15.panta 1.daļas 4.punktā. Tādējādi uz Iesniedzēju attiecināms Regulas 17.panta 3.punkta b) un d) apakšpunktā paredzētais izņēmums no minētā panta 1.punktā noteiktā pienākuma bez nepamatotas kavēšanās dzēst personas datus, un, pretēji Iesniedzēja viedoklim, tiesību normu kolīzija konkrētajā gadījumā neveidojas.

Ņemot vērā minēto, atbilstoši Regulas 17.panta 3.punkta b) un d) apakšpunktam Iesniedzējam nav pienākuma dzēst personas datus pēc datu subjekta lūguma, ciktāl datu apstrāde ir nepieciešama, lai izpildītu likuma "Par grāmatvedību" 2.pantā un likuma par NN 15.panta 1. daļas 4.punktā minēto juridisku pienākumu. Tomēr, veicot attiecīgajās normās paredzēto personas datu apstrādi, Iesniedzējam ir pienākums ievērot normatīvajos aktos noteiktās prasības un personas datu apstrādes principus.

Par iesniegumā uzdoto 2.jautājumu par iespējamām negatīvajām sekām gadījumā, ja VID pieprasītā informācija tiks dzēsta, VID sniedz šādu atbildi. Kā iepriekš norādīts, saskaņā ar likuma par NN 15.panta 1.daļas 4.punktu viens no nodokļu maksātāja vispārīgiem pienākumiem ir nodokļu aprēķinu pareizības pierādīšanai uzglabāt finansiālās un saimnieciskās darbības ieņēmumus un izdevumus apliecinošus attaisnojuma dokumentus un citus darbību apliecinošus dokumentus (tajā skaitā jebkādu elektronisku vai papīra dokumentu formā esošu informāciju, kas ietekmē nodokļu aprēķinu un nomaksu) līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu prasības par saimnieciskās un finansiālās darbības norises izsekojamību, bet ne mazāk kā 5 gadus. Izpildot šo pienākumu, nodokļu maksātājs ievēro citu personu tiesības uz privātās dzīves neaizskaramību un fizisko personu datu aizsardzību. Savukārt no likuma par NN 15.panta 1.daļas 4.¹, 5., 10., 11., 12. un 16.punkta izriet nodokļu maksātāja vispārīgs pienākums izsniegt finansiālās un saimnieciskās darbības ieņēmumus un izdevumus apliecinošus attaisnojuma dokumentus un citus darbību apliecinošus dokumentus pēc nodokļu administrācijas pieprasījuma vai nodrošināt nodokļu administrācijas ierēdnim piekļuvi papīra formā vai elektroniskā veidā glabātajiem dokumentiem un informācijai.

Ņemot vērā minēto un atbildi uz Iesniedzēja iesniegumā ietverto 1.jautājumu, nodokļu administrācija, ja nepieciešams, nodokļu kontroles un citu pasākumu veikšanai izmanto jebkādu (t.i., elektroniska vai papīra dokumentu formā pieejamu) nodokļu maksātāja rīcībā esošu informāciju, ja vien nodokļu maksātājs ir nodrošinājis attiecīgās informācijas (tajā skaitā nodokļa rēķina) izcelsmes autentiskumu, nemainīgu saturu un salasāmību. Savukārt nodokļu administrēšanai un kontrolei nepieciešamās pieprasītās informācijas neiesniegšana atbilstoši likuma par NN 1.panta 21.punktam uzskatāma par nodokļu pārkāpumu, par kuru nodokļu maksātājam ir paredzēta atbildība likumā par NN.

Turklāt likuma "Par grāmatvedību" 2.panta 3.daļā noteikts, ka par grāmatvedības kārtošanu un visu saimnieciskos darījumus apliecinošo dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs, kas kapitālsabiedrībā ir valde (šā panta 4.daļas 2.punkts). Tādējādi grāmatvedības noteikumu neievērošana kvalificējama arī kā kapitālsabiedrības valdes pārkāpums, kas savukārt nav savienojams ar krietna un rūpīga saimnieka rīcību Komerclikuma 169.panta izpratnē. Atkarībā no attiecīgā nodarījuma kaitīguma nodokļu maksātāja amatpersona var tikt saukta arī pie administratīvās vai kriminālatbildības.

Uzziņa pieejama VID tīmekļa vietnē.