Grāmatvedība caurvij visu uzņēmumu – finanses, avansa norēķinus, pamatlīdzekļus, algas, rēķinus, investīcijas u. c. Kā optimizēt grāmatvedības procesus, lai šī biznesa sirds būtu spēcīga? Aplūkosim, kādas iespējas raitākam un efektīvākam darbam sniedz biznesa vadības sistēmas.

Lai grāmatvedība noritētu veiksmīgi, tai regulāri nepieciešams saņemt informāciju no citām uzņēmuma struktūrvienībām: ražošanas, noliktavas, pārdošanas, personālvadības u. c. Un otrādi – lai visi uzņēmuma procesi noritētu veiksmīgi, katras jomas darbiniekiem nepieciešama informācija no grāmatvedības: vai piegādātāju rēķini apmaksāti, priekšapmaksa pārskaitīta u. tml. Tādēļ, runājot par grāmatvedību un tās procesu uzlabošanu, jāskatās viss uzņēmums kopumā.

Viens no lielākajiem izaicinājumiem darbā ar datiem ir, kā nodrošināt, ka to apmaiņa uz un no grāmatvedības norit pēc iespējas raitāk, ērtāk un precīzāk. Šeit talkā nāk biznesa vadības sistēmas, kas sniedz daudzas iespējas grāmatvedības un ar to saistīto procesu optimizēšanai. Funkciju klāsts dažādām biznesa vadības sistēmām var atšķirties. Aplūkosim būtiskākās!

Vadības sistēmu funkcijas

Dati grāmatvedībā ienāk automātiski digitalizētā veidā

Biznesa vadības sistēmā iespējams nosūtīt un saņemt e-rēķinus. Ar šīs programmatūras un tās integrāciju starpniecību var nodrošināt, ka arī papīra čeki un rēķini vai e-pastā atsūtīti rēķini grāmatvedības programmā ienāk digitalizēti. Līdz ar to grāmatvedim nav nepieciešams to datus manuāli pārrakstīt no papīra datorā vai no vienas sistēmas citā. Ir daudz ērtāk, ja rēķins no e-veikala ienāk automātiski, nevis kā e-pasts vai papīra formātā, kura dati pēc tam manuāli jāpārvada sistēmā.

Būtiski, ka biznesa vadības sistēma var būt integrēta ne tikai ar uzņēmuma veikaliem, internetveikalu, bet arī noliktavu, kases sistēmu un citām sistēmām. Tas ļauj informācijai grāmatvedības programmā nonākt automātiski. Un otrādi – arī šīm struktūrvienībām vienotajā sistēmā ir pieejama darbam nepieciešamā informācija no grāmatvedības. Tas nodrošina, ka informācijas apmaiņa un aktuālie dati ir pieejami visu laiku un nav nepieciešams gaidīt vairākas dienas, nedēļas vai pat mēnesi, lai grāmatvedība varētu apkopot datus, ievadīt sistēmā un tālāk strādāt vai analizēt tos.

Automātiska atskaišu sagatavošana iesniegšanai VID

Biznesa vadības sistēma spēj nodrošināt automātisku pievienotās vērtības nodokļa (PVN) deklarācijas sagatavošanu. Tāpat tiešā veidā no programmas var iesniegt atskaites Valsts ieņēmumu dienesta (VID) elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS), ērti salīdzināt ne tikai datus ar EDS datiem, bet arī VID informāciju par nomaksātajiem nodokļiem un to, kas ir grāmatvedības rīcībā.

Bankas izraksta importēšana grāmatvedības sistēmā

Biznesa vadības programma nodrošina iespēju arī ērti importēt bankas izrakstus grāmatvedības sistēmā – datnes formātā vai tiešsaistē. Tas ļauj ietaupīt laiku, jo programma pati spēj atrast arī pasūtījumu vai citu dokumentu, pie kura maksājumu piesaistīt.

Automātiski algu aprēķini

Biznesa vadības sistēmās mēdz būt arī personālvadības jeb HR (Human resources) portāls. Tajā var veidot rīkojumus un sistēmā izsūtīt algas lapiņas darbiniekiem. Savukārt darbiniekiem ir pieejams pašapkalpošanās portāls, kurā viņi redz savas algas lapiņas, var pieteikties atvaļinājumam, ievadīt darbalaiku u. tml. Darbs šādā vienotā sistēmā ievērojami atvieglo administratīvos procesus. Pateicoties sistēmā esošajiem datiem, arī algu aprēķini tiek veikti automātiski.

Vadība var plānot darba maiņas un veidot darba tabulas

Nereti uzņēmumos šo darbu veic "Excel" tabulās un tad dod grāmatvedim, kuram no šīs tabulas jāsaskaita darba stundas un jāaprēķina algas. Mazos uzņēmumos grāmatvedis reizēm veic arī personāla vadības funkcijas. Mana pieredze rāda, ka biznesa programmatūras personālvadības portāls šajā ziņā ir lielisks darbarīks gan grāmatvedim, gan vidēja līmeņa vadītājam, jo visa datu ievade un apstrāde notiek vienotā sistēmā un tie nav jāpārraksta vai manuāli jāapstrādā.

Mobilā lietotne ērtai inventarizācijai

Mūsdienu tehnoloģijas sniedz jaunus veidus, kā veikt inventarizāciju un noliktavas pārvaldību daudz ērtāk un ātrāk nekā ierastajā "Excel" tabulā. Šādu risinājumu piedāvā speciāla mobilā lietotne, kas ir sasaistīta ar noliktavas pārvaldības un biznesa vadības sistēmu. Tiklīdz ar mobilo tālruni tiek noskenēts preču svītrkods, tās automātiski tiek uzskaitītas biznesa vadības sistēmā.

__________________________________________________________________________

Tehnoloģijas attīstās strauji, un tās var sniegt darbam un biznesam jaunas ērtības un iespējas

__________________________________________________________________________

Veicot inventarizāciju "Excel" tabulā, nereti tieši grāmatvedis apkopo uzskaiti un kļūst par inventarizācijas materiāli atbildīgo personu. Taču grāmatvedim nav ar to jānodarbojas – viņa darbs ir grāmatojumi. Biznesa vadības sistēmā integrēts noliktavas pārvaldības portāls ļauj inventarizēt cilvēkiem, kas ir atbildīgi par noliktavu, bet grāmatvedim – risināt finanšu jautājumus, nodrošinot, lai viss atbilstoši tiek atspoguļots bilancē. Noliktavas darbinieks ar tālruņa lietotni uzskaita materiālās vērtības, un dati grāmatvedim nonāk biznesa vadības sistēmā.

Ērtāka budžeta veidošana un kontrole

Budžets, tā plānošana un kontrole parasti ir finanšu vadītāja vai grāmatveža atbildība. Nereti tas notiek "Excel" tabulā, kurā ievada datus un tad veido atskati, lai pārbaudītu, vai budžets tiek pildīts. Šis darbs var aizņemt daudz laika, arī kļūdu risks ir augsts. Turpretim biznesa vadības sistēmā finanšu dati nonāk automātiski, tādējādi aktuālā informācija tur ir pieejama katru dienu. Šajās sistēmās ir iebūvētas atskaišu formas un biznesa inteliģences programmatūras (piemēram, "Flex.bi"), kas ļauj datus jebkurā brīdī aplūkot grafikos un atskaitēs.

Līdz ar to grāmatvedim dati nav "jāņem ārā" no vienas sistēmas un jāpārliek citā, tērējot laiku datu kopēšanai. Savukārt vadītājam nav jāgaida, kamēr grāmatvedis šo darbu paveic. Vadītājs jau laikus var pieņemt lēmumus un vienmēr būt informētam par uzņēmumā notiekošo.

Ērti pieejamas un automātiski veidotas vadības atskaites

Biznesa vadības sistēmā ir ērti pieejamas jebkuras atskaites, kas veidojas no reālā laika datiem, – peļņas un zaudējumu aprēķins, krājumu stāvoklis noliktavā, pārdošanas apjomi u. c.

Bieži grāmatvedis uzņēmumos ir kļuvis par datu turētāju, un viņam prasa tos apkopot. Taču ar mūsdienu tehnoloģijām grāmatveža darbu var atvieglot un padarīt efektīvāku, patērējot mazāk laika datu apstrādei. To visu iespējams automatizēt un saņemt datus biznesa vadības sistēmā, kurā tie automātiski tiek arī atjaunināti.

Lai grāmatveži var darīt savu darbu

Visas iepriekš minētās iespējas ļauj grāmatvedim būt ekspertam finanšu lietās un tās pārvaldīt, nekļūstot par datu pārrakstītāju. Biznesa vadības sistēmas integrācija ar citām sistēmām ļauj nodrošināt, ka dati grāmatvedībai un arī uzņēmuma vadībai ir pieejami vienuviet no visiem departamentiem un uzņēmuma darbības virzieniem.

Lai arī šajā rakstā aplūkojam iespējas, ko biznesa vadības sistēma sniedz grāmatvedībai, tās izmantošanas iespēju loks ir daudz plašāks. Tā kā sistēmā nonāk dati no visiem uzņēmuma darbības virzieniem, tā spēj nodrošināt datu apstrādi teju visu uzņēmuma struktūrvienību vajadzībām – arī personālvadībai, pārdošanai, mārketingam, servisa vadībai, ražošanai, loģistikas un noliktavu pārvaldībai, e-veikalu pārvaldībai, klientu attiecību vadībai, juristiem dokumentu apritei, komunikācijai, projektu vadībai u. c.

Integrācija ar citām sistēmām

Izvēloties biznesa vadības sistēmu, ir vērts pievērst uzmanību, ar kurām sistēmām tā ir integrēta. Jo plašāks integrāciju loks, jo vispusīgāk varēs to izmantot gan uzņēmuma pašreizējām, gan nākotnes vajadzībām. Labām biznesa vadības sistēmām ir integrācijas ar visiem populārākajiem biznesa vadības rīkiem, tādējādi to izmantošana nerada papildu izmaksas.

Piemēram, integrācija ar bankām, "PayLink", "EveryPay", "PayPal", "Unifiedpost", "Lursoft", "CostPocket", "Tiki-Taka PAY", "Resico", "Shopify", "WooCommerce", "Jira", "MailChimp", "Mailigen" u. c.

Šādas sistēmu integrācijas nodrošina, ka datus nav nepieciešams manuāli ievadīt no vienas sistēmas otrā, – tās ar datiem apmainās automātiski. Tādējādi daudzus procesus ir iespējams digitalizēt un vienkāršot.

Ko izvēlēties – mākoni vai parasto biznesa vadības sistēmu?

Domājot par biznesa vadības sistēmu, der arī apsvērt – strādāt ar mākonī balstītu biznesa vadības sistēmu vai ar tādu, kas nav mākoņrisinājums? Te nu jāteic, ka mākoņrisinājumā viss notiek ātrāk, tostarp ātrāka un automatizētāka ir arī datu apmaiņa.

Piemēram, izmantojot lietotni "CostPocket" čeku un rēķinu digitalizācijai, parastajā biznesa vadības sistēmā pēc čeka nofotografēšanas to var saņemt e-pastā kā digitalizētu dokumentu, ko vajadzēs augšupielādēt grāmatvedības sistēmā. Savukārt mākonī balstītā tiešsaistes biznesa vadības sistēmā (piemēram, "Standard Books" vai "Standard ERP") digitalizētais čeks no "CostPocket" nonāks automātiski. Grāmatvedim atliks vien pārskatīt dokumentu un, nospiežot vienu pogu, iesniegt atbilstošā reģistrā. Nepieciešamības gadījumā var mainīt vai labot grāmatojumus.        

Arī dokumentu arhivēšana mākoņvidē notiek ērtāk un drošāk. Būtiski, ka mākoņvidē neviens nevar piekļūt uzņēmuma datiem. Tie tiek droši aizsargāti un dublēti.

Piemērotas arī maziem un vidējiem uzņēmumiem

Arī maziem un vidējiem uzņēmumiem ir vērts paskatīties uz biznesa vadības risinājumiem, pat ja grāmatvedība tiek izmantota ārpakalpojumā – grāmatveži var pieslēgties un strādāt uzņēmuma vadības sistēmā, tajā saņemot datus un atskaites. Piemēram, mūsu pieredze rāda, ka uzņēmumi, kas lieto biznesa vadības sistēmu "Standard Books", šādā veidā bieži sadarbojas ar grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējiem. Tas ļauj ietaupīt laiku abām pusēm un izmantot mūsdienīgus risinājumus. Tādēļ uzņēmēji droši var rosināt grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem šādu sadarbības veidu.

Izmantojot vienotu sistēmu, uzņēmuma vadītājam vairs nav jāgaida, kad grāmatvedis varēs iegrāmatot datus no "Excel" tabulas un sagatavot atskaites. Viss ir pieejams sistēmā. Arī grāmatvedis tai var pieslēgties un nodrošināt PVN atskaites iesniegšanai VID. Savukārt uzņēmuma vadītājs var pieslēgties sistēmai un izmantot to sava biznesa pārvaldīšanai. Grāmatvedim un uzņēmējam nevajag katram savu sistēmu un datus eksportēt "Excel" tabulās, lai pēc tam ievadītu atkal citā sistēmā. Daudz efektīvāk ir abām pusēm strādāt vienā sistēmā. Grāmatvedis var pieslēgties un strādāt uzņēmuma biznesa vadības sistēmā, kas jau ieviesta.

Reizēm uzņēmēji baidās izmēģināt ko jaunu vai arī modernāku risinājumu ieviešanu atliek uz vēlāku laiku. Vēlos iedrošināt – tehnoloģijas attīstās strauji, un tās var sniegt darbam un biznesam jaunas ērtības un iespējas. Atliekot tās, tiek atlikta arī iespēja strādāt produktīvāk.

Tāpēc iesakām sazināties ar programmatūru izstrādātājiem, lai pakonsultētos un izmēģinātu jaunos risinājumus!