Lai uzņēmums kļūtu efektīvāks, ir daudz darbu, ko var digitalizēt un automatizēt. Tas, ar ko sākt, var atšķirties atkarībā no biznesa apjoma, nozares un specifikas. Tomēr ir darbu veidi, ko teju ikvienam uzņēmumam ir vērts nodot robotu rokās. 

Paraudzīsimies, ko noteikti var un vajag automatizēt un pēc kādiem kritērijiem izvērtēt, ko vēl der uzticēt programmatūrām. 

Datu apstrāde - var un vajag automatizēt

Viena no jomām, ko vairumā gadījumu ir vērts un vajag automatizēt, ir datu ievade, aprite un apstrāde. Šeit risinājums ir izmantot grāmatvedības un biznesa vadības sistēmu, kurai ir integrācijas ar citām nepieciešamajām sistēmām un lietotnēm. Jo vairāk funkciju un procesu ir uzņēmumā, jo daudzfunkcionālāku vajadzēs biznesa vadības sistēmu.

Turpmākajos piemēros aplūkosim daļu no grāmatvedības un biznesa vadības sistēmu “Standard Books” un “Standard ERP” sniegtajām iespējām. Taču to ir daudz vairāk!

• Maksājumi. Maksājumu ievadīšana lielākoties var notikt automātiski. Piemēram, grāmatvedības sistēmā maksājumu iespējams nosūtīt uz internetbanku ar viena klikšķa palīdzību. Tur tas ir tikai jāapstiprina, un nav nepieciešams ievadīt visu informāciju no jauna. Tas būtiski uzlabo darījumu apstrādes ātrumu. Uzņēmuma grāmatvedības sistēmas automātiskais savienojums ar internetbanku (jeb Gateway) ir viens no risinājumiem, kas ļauj to īstenot.

• Pasūtījumu reģistrācija. E-pastā vai izbraukumos pie klientiem saņemtos pasūtījumus nav nepieciešams kaut kur pierakstīt un pēc tam vēlreiz visu ievadīt biznesa programmatūrā. Pateicoties mākoņrisinājumam, pasūtījuma datus ir iespējams ievadīt uzreiz biznesa vadības sistēmā. No tās tie automātiski nonāks citā nepieciešamajā programmatūrā. Piemēram, e-veikala vai noliktavas sistēmā. Savukārt integrācija ar B2B pasūtījumu veikšanas sistēmu vai EDI sistēmas un “Telema” integrācija nodrošinās, ka pasūtījumi no klienta sistēmas uzreiz nonāks jūsu biznesa programmatūrā.

• Čeku datu ievadīšana grāmatvedības sistēmā. Biznesa vadības sistēmā “Standard Books”, pateicoties integrācijai ar čeku atpazīšanas lietotni “CostPocket”, izmaksu dokumentus ikviens darbinieks ar tālruņa palīdzību var ātri un ērti digitalizēt. To dati tiek automātiski importēti grāmatvedības programmā. Čekus pat nav nepieciešams fiziski nogādāt grāmatvedim. Vairāk par čeku digitalizāciju lasiet rakstā “Nekādas čeku kaudzes! “CostPocket” - palīgs čeku un rēķinu digitalizācijā”.

• Rēķinu izveide un apstrāde. Izmantojot e-rēķinus, nav nepieciešams gatavot rēķinus Excel dokumentā vai PDF formātā un sūtīt klientiem. Digitālais rēķins nonāk no vienas informācijas sistēmas otrā. Tādējādi ievērojami samazinās darba apjoms nosūtīto un saņemto rēķinu apstrādei, kā arī uzlabojas uzņēmuma naudas plūsma. Vairāk par e-rēķiniem lasiet rakstā “Kāpēc ir prātīgi izmantot e-rēķinus?”.

• Salīdzināšanas akti. Nereti grāmatveži gada beigās manuāli gatavo datnes un ievada tajās datus, lai izveidotu salīdzināšanas aktus. Taču laba grāmatvedības sistēma to var paveikt daudz ārtāk un bez manuāla darba. Piemēram, biznesa vadības sistēmā “Standard Books” aktu ģenerēšana notiek automātiski. Grāmatvedis var tos pārbaudīt un programmatūrā ērti nosūtīt klientiem.

• Apstiprinājumi. Jā kādas izmaksas, piedāvājumus, līgumus vai citus dokumentus uzņēmumā ir nepieciešams apstiprināt vēl kādam vadītājam, nav nepieciešams dokumentus nest vai sūtīt apstiprināšanai. Šis process var notikt automātiski biznesa vadības sistēmā, kur ar vienu pogas klikšķi dokuments atbilstoši uzņēmumā noteiktajai kārtībai nonāks pie citiem apstiprinātājiem. Turklāt audita gadījumā apstiprinājums vienmēr būs pieejams programmatūrā un nebūs jāmeklē dokumentu mapēs.

• Atgādinājumi. Pateicoties biznesa programmatūrām, piemēram, parādnieku sarakstam vairs nav nepieciešams manuāli iet cauri un ar katru cilvēku sazināties. Sistēma atbilstoši iestatījumiem var automātiski izsūtīt atgādinājumus par neapmaksātiem rēķiniem vai citu informāciju. Tādējādi uzņēmuma naudas plūsma un maksājumu disciplīna var uzlaboties pat par 50%! Turklāt atgādinājuma izsūtnē ir iespējams pievienot maksāšanas pogu, kas apmaksu klientiem padarīs daudz ērtāku.

• Personāla dokumentu aprite. Vai jūsu darbiniekiem ir jāzvana uz Personāla daļu vai Personāla daļas darbiniekiem jāsazinās ar katru darbinieku, lai viņš saņemtu algas lapiņu, darba laika grafikus, informāciju par neizmantotajām atvaļinājuma dienām? Laba biznesa vadības sistēma var atslogot personāla speciālistus no šiem rutīnas darbiem. Piemēram, biznesa vadības sistēmas “Standard Books” personāla pašapkalpošanās portālā šī informācija darbiniekiem ir ērti pieejama jebkurā laikā. Tāpat sistēmā ir ērti veidot un pārvaldīt personāla dokumentus.

• Budžeta plānošana un finanšu datu analīze. Vai budžetu vadāt Excel tabulās, ko pēc tam liekat kopā, kopējat un vadāt reālos datus, lai salīdzinātu? Šādi jūs ikreiz, kad vēlaties budžetu salīdzināt ar aktuālajiem datiem, darāt lieku darbu. Izmantojot biznesa vadības sistēmu, budžeta izpildes atsekošanu un atskaišu sagatavošanu var automatizēt. Tas ļaus jums sekot līdzi biznesa rezultātiem jebkurā laikā dažādos segmentos un operatīvi pieņemt aktuālajos datos balstītus lēmumus.  

• Informācijas plūsma uzņēmumā. Uzņēmuma efektivitāte ir atkarīga arī no tā, cik pieejama struktūrvienībām ir darbam nepieciešamā informācija. Dažādu sistēmu integrācija jeb savietojamība var ievērojami paaugstināt darījumu apstrādes efektivitāti un uzlabot informācijas plūsmu. Vairāk par sistēmu integrāciju lasiet rakstā “Sistēmu integrācija - pamats labam klientu servisam un uzņēmuma efektivitātei”.

Ko vēl?

Izvērtējot, ko vēl uzņēmumā būtu vērts digitalizēt un automatizēt, aicinām paraudzīties uz darbiem un procesiem no diviem aspektiem.

• Izmaksas un efektivitāte - cik daudz laika un finanšu veltāt, darot lietas kā līdz šim? Vai šos darbus automatizējot, uzņēmums kļūtu efektīvāks?

Svarīgi salīdzināt izmaksas vienā un otrā gadījumā. Piemēram, cik izmaksā čeku digitalizēšana un automātiska apstrāde? Cik - cilvēka darbs un laiks čekus apkopojot, nogādājot grāmatvedībā, grāmatvedim ievadot datus sistēmā? Cik bieži, ievadot datus manuāli, rodas kļūdas? Cik izmaksā to labošana? Galu galā - cik izmaksā cilvēka motivācija, darot garlaicīgus rutīnas darbus?

• Darbinieku un klientu apmierinātība - vai darbiniekiem attiecīgā darba veikšana rada prieku un gandarījumu? Vai klienti saņem preci vai pakalpojumu atbilstošā laikā un kvalitātē?

Piemēram, ja roku darbs sagādā prieku, tad to ir vērts turpināt. Bet, ja sākat algot asistentus, datu ievades operatorus vai citus cilvēkus, kas paveiktu kādu garlaicīgu vai demotivējošu darbu, tad tā ir pazīme, ka jāskatās uz iespējām to digitalizēt un automatizēt. Tāpat svarīgi paraudzīties, vai pārlieku sarežģīta, lēna un birokrātiska procesa dēļ necieš klientu serviss.

Šādi izvērtējot ieguvumus, būs vieglāk saprast, vai nepieciešamā investīcija automatizācijā ir tā vērta. Noderīgi ir arī paskatīties, kādus darbus vai procesus ir automatizējuši konkurenti. 

Atcerieties: automatizējot darbus, tie rit daudz ātrāk. Tas, savukārt, ļauj jums uzlabot efektivitāti, pakalpojumu kvalitāti un konkurētspēju.

Konsultēties ar speciālistiem

Domājot par to, ko efektivizēt un automatizēt, noteikti ir vērts konsultēties ar biznesa programmatūru speciālistiem, kas pārzina tehnoloģiju iespējas. Tāpat, izvērtējot, kuru biznesa programmatūru izmantot, noteikti der pārliecināties, vai tā spēs nodrošināt visas jūsu uzņēmumam nepieciešamās funkcijas.

Biznesa programmatūru izstrādes uzņēmuma “Excellent Latvia” komandai ir vairāk nekā 20 gadu pieredze, palīdzot uzņēmumiem digitalizēt un automatizēt procesus un kļūt efektīvākiem. Uzņēmuma vadības sistēmas “Standard Books” un “Standard ERP” nodrošina visu šajā rakstā minēto un vēl daudzu citu procesu digitalizāciju un automatizāciju. 

Abas programmatūras ietver gandrīz 30 moduļus biznesa analīzei un vadībai. Tajā skaitā ir grāmatvedība, noliktavas pārvaldība, e-komercija, servisa pasūtījumi, pārdošanas vadība, loģistikas un ražošanas pārvaldība, personāla pārvaldība, klientu attiecību pārvaldība, resursu plānošana, datu analītika un daudzi citi.

Izvērtējot jūsu uzņēmuma situāciju, labprāt palīdzēsim atrast piemērotākos risinājumus.

Aicinām droši sazināties ar mums!

“Excellent Latvia” kontakti: 

• Tel. +371 67505060
• E-pasts: info@excellent.lv 
• Pieteikties bezmaksas konsultācijai: www.excellent.lv