Pirms turpinām iepazīties ar pārvaldes dokumentiem, to izstrādāšanas un noformēšanas vispārīgajām un tehniskajām prasībām, vēlos norādīt, ka lietvedība kā tāda ir vienots jēdziens, savukārt prasības dažādu dokumentu noformēšanā var būt diezgan atšķirīgas.

Šis ir turpinājums iepriekšējam rakstam Dokumenta juridiskais spēks (rekvizīti), konkrēti – par dokumenta atvasinājuma un dublikāta izstrādāšanu un noformēšanu, kas nav mazāk svarīga tēma kā visi pārējie jautājumi par lietvedību.

Saskaņā ar MK noteikumu Nr.916 Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība (MK noteikumi Nr.916) 117.punktu dokumenta autora nosaukumu raksta nominatīvā. Šajos noteikumos nav reglamentēts, kādā locījumā raksta augstākstāvošas iestādes nosaukumu, kuras padotībā atrodas iestāde. Vismaz es, pārlasot noteikumus, neatradu tādu informāciju. Spēku zaudējušajos MK noteikumos Nr.154 gan bija skaidri noteikts – ja organizācija atrodas citas organizācijas pakļautībā, tad pirms attiecīgās organizācijas nosaukuma jānorāda arī augstākās organizācijas nosaukums nominatīvā. Pārskatīju dažādu iestāžu atsūtītos dokumentus – šajā jautājumā nav konsekvences: daļa raksta augstākās iestādes nosaukumu nominatīvā, daļa – ģenitīvā. Kurš būtu pareizais variants?

Ikvienam no mums, sagatavojot dokumentu, ir noteiktas prasības, kas jāievēro, lai tam būtu juridisks spēks, pretējā gadījumā šis dokuments nebūs citiem saistošs. Galvenais jautājums – kas tad ir dokuments, un kas nepieciešams, lai mēs būtu pārliecināti, ka dokuments izstrādāts atbilstoši noteiktajām prasībām un būtu izmantojams, piemēram, tiesās un visās citās situācijās?

Sakarā ar to, ka no š.g. 1.jūlija spēkā ir grozījumi MK noteikumos Nr.827 Noteikumi par valsts sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu veicēju reģistrāciju un ziņojumiem par valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām un iedzīvotāju ienākuma nodokli (MK noteikumi Nr.827), kas nosaka sniegt ziņas par darbinieku profesiju kodiem saskaņā ar Profesiju klasifikatoru un nostrādāto stundu skaitu, kā arī pēc Labklājības ministrijas un Valsts ieņēmumu dienesta sniegtās informācijas informatīvajos materiālos, iFinanses.lv lasītājiem ir radušies vairāki jautājumi - kā pareizi norādīt profesiju kodus? Ko darīt, ja darba līgumā amata nosaukums atšķiras no Profesiju klasifikatorā iekļautā? Kā norādīt nostrādātās stundas papildu darbam? Atbildes uz lasītāju jautājumiem sniedz Labklājības ministrijas Darba tirgus politikas departamenta vecākās referentes Aina Liepiņa un Ineta Vjake un zvērinātu advokātu biroja BORENIUS jurists Māris Simulis.

Vai darbinieka personas lietā obligāti jābūt personas kartītei? Un, ja jābūt, tad kurš normatīvais akts (noteikumi, likumi, instrukcijas) to reglamentē?

Vai, izbeidzot darba attiecības ar darbinieku pēc Darba likuma (DL) 100.panta 4.daļas, ar darbinieku jāslēdz rakstveida vienošanās? Darbinieks uzrakstīja iesniegumu, lai viņu atbrīvo no darba nākamajā dienā, t.i., pirms uzteikuma termiņa beigām, un, nesagaidījis iesnieguma izskatīšanu, aizbrauca no valsts. Atbrīvojām viņu no darba pēc tās pašas DL 100. panta 4. daļas. DL 114. pantā, kas paredz darba tiesisko attiecību izbeigšanu saskaņā ar darba devēja un darbinieka vienošanos, skaidri norādīts, ka šī vienošanās slēdzama rakstveidā. DL 100. panta 4. daļā šādas norādes nav.

Vēlētos noskaidrot, kāds profesijas kods būs jānorāda SIA valdes priekšsēdētājam, kad iesniegs informāciju par darbiniekiem no 2013.gada 1.jūlija?

Vai pašvaldības komisijas locekļiem var piemērot profesijas kodu 1112 42 Komisijas loceklis (valsts pārvaldes jomā), vai tomēr ir kāds cits kods? Ar komisiju locekļiem netiek slēgti darba līgumi, viņi tiek apstiprināti pildīt savus pienākumus ar domes lēmumu.

Katras jaunas izmaiņas normatīvajos aktos izraisa virkni jautājumu. Profesiju klasifikators ir viena no lietām, ko darba devēji uztver dažādi – gan kā palīgu ikdienas darbā, gan kā lieku birokrātisku, administratīvu slogu. Pirms apskatīt izmaiņas normatīvajos aktos Profesiju klasifikatora pielietošanā, noskaidrosim, kādi normatīvie akti nosaka darba devēja rīcību Profesiju klasifikatora piemērošanai.

Kā darba līgumā jānoformē amats atbilstoši Profesiju klasifikatoram? Kā līgumā norādīt amatu un tā kodu, ja darbinieks apvieno vairākus amatus, piemēram, kā papildu darbu? Nelielos uzņēmumos ļoti bieži ir tāda situācija, ka viens darbinieks veic vairāku amatu pienākumus. Kā tad pareizi līgumā rakstīt profesiju kodu? Katram amatam norādīt savu kodu?

No š.g. 1.jūlija spēkā stāsies kārtība, saskaņā ar kuru darba devējam, katru darbinieku reģistrējot Valsts ieņēmumu dienestā (VID), būs jānorāda darbinieka profesijas kods atbilstoši Profesiju klasifikatoram (grozījumi MK noteikumos Nr.827 Noteikumi par valsts sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu veicēju reģistrāciju un ziņojumiem par valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām un iedzīvotāju ienākuma nodokli). Jautājums: kādu kodu ziņās būs jānorāda, ja darbiniekas strādā arī papildu darbu, un viņam ir vairāki profesijas kodi?

Jautājums par personu lietu veidošanu un darba līgumiem ir sens kā pasaule un salīdzinoši aktuāls joprojām. Ko ievietot personas lietā, kādiem dokumentiem veidot atsevišķas lietas? Situāciju vienkāršāku un reizē sarežģītu rada apstāklis, ka aizvien vairāk organizācijas personāla informāciju uztur un veido elektroniskajās personāla vadības informācijas sistēmās, līdz ar to vairāk nav papildus jāveido dokumentu uzskaites reģistri, jo tie veidojas informācijas sistēmās.

Vai vienošanās pie darba līgumiem arī ir jāreģistrē? Ja jā, tad vai tās jāreģistrē atsevišķā reģistrā, vai tās var reģistrēt vienā reģistrā ar darba līgumiem?

1. Likuma Par grāmatvedību 10.pantā noteikts, ka glabāšanas laiks grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem ir 10 gadi. Vai avansa norēķinu personu avansa norēķini glabājami 10 gadus, bet klāt pieliktie čeki – 5 gadus?